Sempre, quando tenho oportunidade, em meus projetos de consultoria, por exemplo, na implementação / adequação de um sistema de gestão pela qualidade, estimulo o principal gestor da empresa a avaliar a forma, ou seja, a representação gráfica do nível hierárquico, ou seja, o famoso Organograma ou Estrutura Organizacional. Pois considero este o 1º passo para definir de forma clara e objetiva as autoridades e responsabilidades de cada colaborador, assim como eliminar qualquer dúvida sobre “até onde cada colaborador pode ir” com a aprovação / orientação / acompanhamento do seu superior imediato.

O Organograma no seu conceito / definição é um gráfico que representa a estrutura formal da organização num determinado momento.

Credita-se a criação do organograma ao norte americano Daniel C. MacCallum (EUA) por volta de 1856, quando este administrava ferrovias nos EUA. Desde então o organograma se tornou uma ferramenta fundamental para as organizações, pois além de facilitar a todos conhecer como funcionam as relações da empresa e sua estrutura, permite inclusive, identificar alguns problemas ou, oportunidades de melhorias, através de sua análise.

Na criação de um organograma deve-se levar em consideração que ele é uma representação da organização em determinado momento e, pode, portanto, mudar. Para isto ele deve ser flexível e de fácil interpretação. Quando o organograma é bem estruturado ele permite aos componentes da organização saber exatamente quais suas responsabilidades, suas funções e a quem devem se reportar.

Existem alguns:

• Organograma vertical (também chamado de clássico), é mais usado para representar claramente a hierarquia na empresa;

• Organograma circular (ou radial), é exatamente o contrário, usado quando se quer ressaltar o trabalho em grupo, não há a preocupação em representar a hierarquia. É o mais usado em instituições modernas onde o se quer ressaltar a importância do trabalho em grupo;

• Organograma horizontal também é criado com base na hierarquia da empresa, mas tem essa característica amenizada pelo fato dessa relação ser representada horizontalmente, ou seja, o cargo mais baixo na hierarquia não está numa posição abaixo dos outros (o que pode ser interpretado como discriminação, ou que ele tem menos importância), mas ao lado;

• Organograma funcional é parecido com o organograma vertical, mas ele representa não as relações hierárquicas, e sim as relações funcionais da organização;

• Organograma matricial é usado para representar a estrutura das organizações que não apresentam uma definição clara das unidades funcionais, mas grupos de trabalhos por projetos que podem ser temporários (estrutura informal).

Como pôde ser percebida, a própria criação do organograma exige um estudo da organização e a definição do que se pretende representar.

Nos últimos anos tem-se notado uma tendência de mudança nos organogramas das empresas, chamada de “downsizing” que é o “achatamento” do organograma. Esta técnica promove a redução dos níveis hierárquicos da empresa com o objetivo de aproximar os níveis da organização, reduzir mão-de-obra e custos e agilizar processos decisórios. Em outras palavras, reduz a verticalização da estrutura organizacional.

Particularmente, procuro, quando possível em meus projetos, que os gestores descartem a possibilidade da representação tradicional, e para estimular esta decisão apresento sempre esta figura abaixo:

Uma imagem vale mais do que mil palavras!

Então qual a orientação que eu apresento? É óbvio, apresento a proposta do Organograma Circular! Minha primeira aceitação foi na empresa Ponto Um Gráfica e Editora Ltda., conforme figura a abaixo:

O Organograma Circular suaviza a apresentação da estrutura, economiza espaço, a autoridade é representada do centro para a periferia, e principalmente reduz conflitos entre superiores e subordinados!

Toda a regra tem a sua exceção! Como assim? Em um outro projeto de consultoria, sugeri a apresentação da estrutura no formato tradicional, mas de “cabeça para baixo”!

O nome da empresa é Arrayanes Produtos Higiênicos Ind. e Com. Ltda. A história desta empresa esta intimamente ligada ao significado do seu nome, ou seja, “Arrayanes”, conjunto de árvores, denominada “Arrayán”. Não me lembro de “forma completa” a história da origem do nome desta empresa, mas o seu Diretor, Sr. Paulo Darlan H. Pereira, me comentou que em uma época difícil da sua vida, a visão desta árvore influenciou na retomada da sua trajetória profissional. A partir daí … sugeri que a estrutura organizacional fosse representada da seguinte forma:

Uma imagem vale mais do que mil palavras!

E na sua empresa como é a representação do Organograma? Tradicional, Circular ou outra forma mais convidativa e clara!

Aguardaremos os seus comentários!