Dando continuidade ao post anterior (clique aqui), pois bem, temos, finalmente, um coordenador, responsável pela implantação das Boas Práticas de Fabricação. Cabe salientar que este profissional possui a responsabilidade e desta forma, precisa ter autoridade suficiente para exercer esta função, acreditamos ser de extrema valia saber transferir responsabilidade e autoridade, assunto muito pouco trabalhado nas organizações já que delegam-se inúmeras responsabilidades às pessoas sem repassar-lhes as devidas autoridades. Dilema complexo este, não?
Então, fechando o parêntese, voltemos ao assunto objeto deste texto, a formação da equipe multidisciplinar que auxiliará o coordenador nas etapas de implantação das Boas Práticas de Fabricação. Para termos sucesso na implementação, como já dissemos, precisamos ter o apoio da direção e é esta que deve, em conjunto com o coordenador, definir quais e quantos membros comporão a equipe de trabalho.
Para definição de quantos indivíduos formarão a equipe é preciso levar em consideração a complexidade da organização. Podemos estabelecer um número mínimo de 3 e máximo de 7 integrantes, porém, no caso de micro-empresas, este número pode ser menor. Definido o número de integrantes, precisamos pensar nas características dos participantes, ou seja:
- A primeira é COMPROMETIMENTO COM A QUALIDADE e logo, saberem trabalhar em grupo;
- Serem críticos;
- Terem profundos conhecimentos dos processos, e;
- Terem bom relacionamento inter-pessoal e apresentarem características de liderança.
Esta equipe deve ser multidisciplinar, envolvendo representantes da produção, controle de qualidade, manutenção, vendas, compras, recursos humanos dentre outras. A multidisciplinaridade da equipe é importante para enriquecer o trabalho, diminuindo o tempo de busca de soluções e permitindo que os conceitos sejam difundidos por todos os setores da empresa, facilitando a implantação, atuando seus membros como multiplicadores. Desta forma, torna-se muito mais fácil o levantamento de questões importantes à correta implantação do programa, cumprindo o P, do ciclo PDCA (Planejar, Executar, Verificar e Agir) de maneira mais efetiva.
A equipe deve estar alinhada e, para tanto, é necessário um treinamento de nivelamento, para que todos os membros tenham a real dimensão e extensão das Boas Práticas de Fabricação e quais os objetivos da empresa com a implantação desta ferramenta. Este treinamento pode ser ministrado pelo coordenador da implantação ou pelo consultor / assessor da empresa.
Realizado o treinamento, devemos programar a frequência das reuniões que a equipe fará. Sugerimos reuniões semanais, com duração de variável, conforme as etapas a serem seguidas. É de extrema importância avaliar corretamente a frequência e duração das reuniões para evitar que se perca o interesse da equipe em sua participação, fenômeno frequentemente observado nas organizações. Ainda, por mais que se tenhamos muitas atividades a realizar, precisemos da ajuda dos membros, é comum que estes encontrem desculpas para se atrasarem ou simplesmente não comparecerem, acabando que o coordenador se torna o conhecido como “Euquipe” e a mesma figurará apenas na descrição do manual do sistema de gestão da segurança dos alimentos ou de Boas Práticas de Fabricação.
Sabemos das dificuldades que todos encontramos no dia-dia de uma organização, porém, a implantação das Boas Práticas de Fabricação deve ser encarada como mais uma delas e as reuniões da equipe devem ser encaradas com a mesma importância que a maioria das atividades que temos. Cabe ao coordenador da equipe identificar o comprometimento dos membros e, caso perceba dificuldades para conduzir as reuniões por falta de quorum, comunicar imediatamente a alta direção e que esta, tome as medidas cabíveis, demonstrando seu comprometimento com o processo. Se o coordenador não tomar esta atitude, corre o risco de perder a equipe e, por consequência, maiores dificuldades para obter sucesso esperado pela empresa. Nunca é demais lembrar, que o coordenador é o responsável pelo programa, mas não pode “carregar o piano sozinho” e, além disso, serão cobrados os resultados do seu trabalho então, no nosso ponto de vista, deve sim informar a falta de comprometimento de seus colegas à direção sem ser considerado um “dedo-duro”.
Durante as reuniões da equipe devemos manter sempre o foco evitando torna-las momentos de descontração, fofocas e, ahhhhhh…o momento das lamentações e reclamações das condições de trabalhos e discussões inúteis e troca de acusações, estes últimos os mais observados. Durante as reuniões devemos discutir as tarefas solicitadas, buscar soluções e definir os responsáveis pela implantação destas. Podemos usar este tempo para descrever os documentos requeridos pelo programa, elaborar tabelas e planilhas de controle e afins.
Na semana que vêm continuaremos esta nossa “jornada”!
Até breve!
Andres Lopez Lens
E-mail: doandres@terra.com.br
