Nos ambientes administrativos, como escritórios, ainda há uma resistência das pessoas em praticar o 5S por desconhecimento da metodologia e dos ganhos promovidos. Contudo, cada vez mais há uma tendência de as pessoas levarem os conceitos para as suas casas, contribuindo para os benefícios semelhantes aos que ocorrem nos ambientes de trabalho.

Em função da origem do 5S ter sido em instalações industriais, atualmente a sua aplicação é universal.

Nos ambientes administrativos, como escritórios, ainda há uma  resistência das pessoas em praticar o 5S por desconhecimento da metodologia e dos ganhos promovidos. A postura para o 5S  tem sido  inadequadamente de que o 5S  tem um benefício  apenas  estético  cujo  esforço  para  praticá-lo  não compensaria os  resultados obtidos. As dicas abaixo apresentam  ganhos  para  empresa  e  para  as  pessoas  com  a prática  do  5S  em  seus  escritórios.

O  grande  ganho  para  as  pessoas  dos  escritórios  com  a prática do 5S é a  racionalização de  tempo e o bem-estar em  um  ambiente  que  normalmente  é  compartilhado  por várias pessoas em um pequeno espaço. Ou seja, o 5S no escritório contribui para uma melhor qualidade de vida no trabalho.

No  SEIRI,  Senso  de  Utilização,  as pessoas  fazem  uma  análise  de todos os  recursos e documentos mantidos nas mesas, gavetas e armários,  descartando  tudo que estiver em excesso,  sem uso  ou  que  sejam  obsoletos.

Para  a  empresa,  esta  prática gera  uma  redução  do consumo  de  itens  de escritório  (caneta,  papel,  tinta  de  impressora,  toner  de copiadora,  energia  para  iluminação  e  ar  condicionado, copos  descartáveis,  etc.).  Para  as  pessoas  esta  atitude individual e coletiva libera espaços para uma melhor organização, gerando uma garantia de que os documentos que ficam estão atualizados e são acessados com mais  facilidade.

Nos próximos posts, iremos continuar este assunto, mas aproveitamos para convidá-los a acessar o seguinte post, já publicado (clique no texto): Organizando a sua mesa de trabalho em um dia (Fonte: adaptado de www.organizesuavida.com.br)

Antes restrito a um pequeno grupo de empresas, os conselhos de administração se multiplicaram nas companhias brasileiras nos últimos anos.

Apenas entre as listadas em bolsa, são 375. Na teoria, o papel do conselho é zelar pelo interesse dos acionistas e traçar estratégias. Mas muitos deles existem apenas para cumprir as exigências da Comissão de Valores Mobiliários. “Ainda são comuns os conselhos que funcionam apenas no papel”, diz Heloísa Bedicks, do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa.

Neste post, iremos publicar tres arquivos que irão auxiliar a colocar em prática o Conselho de Administração em suas organizações:

1. Reportagem publicada pela Revista Exame – edição 143, sob o título “Como fazer – Conselho para valer”, de autoria de Lucas Amorim. Nesta reportagem, através de um “infográfico”, o autor apresenta as leis de ouro aplicadas pela Localiza. A saber, a maior empresa de locação de automóveis do país. Clique aqui para ter acesso a este “infográfico”;
2. Manual IFC de Governança para Empresas Familiares, clique aqui para ter acesso a este manual, e;
3. Guia Prático de Governança Corporativa, clique aqui para ter acesso a este guia.

Ferramentas, checklists, metodologias… um arsenal para você fazer o seu em 2012!

Em que mês estamos? Pare e olhe no calendário. Sim, o ano já começou, já é janeiro. Ao contrário do que muita gente fala, que ele só começa depois do Carnaval no Brasil, a partir do dia em que você volta à rotina de trabalho na empresa, após as festas de fim de ano, as metas continuam a existir para serem batidas, os clientes não atendidos com prontidão continuam a ser perdidos, bem como há os salários para serem pagos, as despesas de Natal, de Ano Novo… enfim, a roda continua a girar, então é hora de energia renovada, ânimo novo para começar mais um ano que está todo pela frente, esperando você fechar ótimos negócios e garantir cada vez mais vendas.

Este começo de ano também é hora de análise. Você já fez um balanço de 2011? Como foi o ano passado para as suas vendas? E a sua equipe, chegou aonde precisava? E você, desenvolveu-se, melhorou os pontos que estavam meio capengas no ano passado? Que porcentagem das suas metas do planejamento estratégico para 2011 foi alcançada? 100%?

Que ótimo! Agora, se você me diz (ou pensou): “Raúl, mas nem fiz esse planejamento no ano passado”, chegamos ao ponto-chave da nossa conversa.

Uma empresa, ou um profissional, não sobrevive sem se planejar. Por um tempo, isso até é possível, enquanto a empresa é pequena, mas, após certa fase, o planejamento é inevitável para garantir o crescimento contínuo e dar o norte de ações que a empresa vai seguir durante determinado período.

Então, esta matéria tem este objetivo: ajudar você a refletir sobre alguns itens estratégicos fundamentais e nos quais toda empresa, equipe ou vendedor deveriam prestar atenção ao traçar planos para um determinado período de tempo, como o planejamento para 2012!

DNA ORGANIZACIONAL

• “Todo mundo concorda sobre o que temos de fazer, mas ninguém faz nada.”
• “Perdemos mais uma oportunidade, enquanto decidíamos o que fazer.”
• “É uma grande ideia, mas aqui? Nunca vai funcionar!”
• “Se eu não fizer tudo ou ficar cobrando cada detalhe, nada acontece.”
• “Os departamentos da empresa ficam brigando entre si, em vez de trabalharem juntos para atender melhor os clientes.”
• “Para que vou fazer mais força, se não ganho nada com isso?”
• “Vamos marcar uma reunião para decidir quando marcar uma nova reunião sobre isso.”

Alguma dessas frases (ou todas!) lhe soa familiar? Pois é, elas são muito comuns em algumas empresas. Segundo Gary Nielson e Bruce Pasternak, autores do livro Results, isso ocorre por problemas no que eles chamam de DNA organizacional. De acordo com os consultores, empresas são organismos vivos com DNA. E esse DNA é composto por quatro grandes blocos:

1. Estrutura – Organograma, cargos e salários

A princípio, as empresas montam estruturas que, teoricamente, dão suporte à sua estratégia (por exemplo: a decisão de organizar departamentos ou unidades de negócio por região geográfica, tipo de cliente ou produtos/serviços). Na prática, porém, é claro o desalinhamento. O problema mais comum é o excesso de cargos intermediários (burocracia) ou concentração em algumas áreas (muitas pessoas ou departamentos dependendo da autorização de apenas uma pessoa). Em vendas, é comum, por exemplo, vermos apenas um gerente cuidar de mais de cem vendedores, como se isso fosse possível.

E assim alguns problemas começam a surgir. As pessoas que decidem começam a ser soterradas por decisões simples, que poderiam ser tomadas por subordinados. Resultado: lentidão nos processos e morte da iniciativa, pois todos sabem que não adianta nada fazer algo ou ter uma ideia, se “alguém lá de cima” não aprova.

2. Direitos de decisão – Como e por quem as decisões são tomadas nas empresas

Os direitos de decisão, como o nome já diz, especificam quem tem autoridade para decidir alguma coisa. Em muitas empresas, ninguém quer decidir nada e fica por isso mesmo. Ter direitos de decisão claros e formalizados agiliza a empresa e facilita a execução – as coisas são mais rápidas e acontecem sem burocracia.

Em lugares em que os direitos de decisão não são claros, ninguém assume a responsabilidade sobre nada. Em lugares em que são concentrados demais, a concentração leva os decisores a gastarem a maior parte do seu tempo apagando incêndios operacionais, em vez de se preocuparem com assuntos mais estratégicos.

3. Motivação – Incentivos, planos de carreira, cultura e valores

O terceiro bloco do DNA organizacional é a motivação. Em geral, os funcionários de uma empresa não agem de maneira produtiva ou deliberada, nem tentam ir contra a estratégia definida. Pelo contrário: as pessoas respondem racionalmente ao que veem e entendem pelo que são premiadas. Não adianta pedir à equipe para fazer alguma coisa, se tudo o que eles veem ao redor vai contra o que é dito.

Exemplo típico em vendas: empresas que cobram qualidade na venda, bom atendimento ao cliente, fidelização, mas depois remuneram seus vendedores por volume de vendas (faturamento ou quantidade). Outro problema comum, o que podemos chamar de “complacência com a mediocridade”, é quando existem pessoas medíocres na empresa, e é público que elas são incompetentes, mas ninguém faz nada (pior, às vezes são promovidas), e então o restante da equipe também começa a ficar medíocre e desmotivado– ou abandona a empresa.

4. Informação – Métricas para definir e medir performances, processos internos para coordenar atividades e transferir informações e conhecimento

Por trás de tudo o que conversamos até agora existe uma coisa fundamental: informação. Ter certeza de que existe informação correta e de qualidade, disponível para as pessoas que precisam dela, é hoje um dos maiores desafios dentro de qualquer organização e também uma grande vantagem competitiva para as empresas que conseguem desenvolvê-la.

Um estudo feito pela consultoria Booz Allen mostrou que as empresas com os melhores resultados eram, justamente, as com maior foco na administração estratégica de seus esforços de comunicação com acionistas, clientes, fornecedores e equipe interna. O fluxo rápido e correto de informação permite não apenas reduzir custos, mas atender melhor os clientes e aproveitar as oportunidades que surgem no mercado.

Embora os autores tenham separado os blocos do DNA organizacional para ilustrar o assunto, fica claro que os quatro são completamente interdependentes. Mudar o DNA de uma empresa ou a unidade de negócio significa mexer, ao mesmo tempo, nos quatro blocos. Mudar apenas um não adianta. É preciso misturar inteligência, capacidade de decisão e um foco coletivo em metas comuns, no dia a dia das pessoas.

Segundo os consultores Gary Nielson e Bruce Pasternak, existem nove tipos de empresas, de acordo com o seu DNA. Se você tiver curiosidade em saber qual tipo de empresa é a sua, faça o teste no site da Booz Allen. Basta acessar, clicando aqui.

CHECKLIST PARA COMEÇAR
Análise de todo o histórico de vendas de 2011 feita, é hora de começar a colocar em prática o seu planejamento para 2012. Se nessa análise você tiver descoberto que os resultados não foram os esperados (é claro que você não chegou a essa conclusão só agora, eu espero, mas este é o momento em que os números dão a impressão de “darem um tapa na cara”), que tal uma reunião inicial com toda a equipe para planejarem como dar uma reviravolta nas vendas em 2012?

Leia mais clicando aqui »

Dando continuidade aos nossos artigos e posts sobre sucessão familiar nas organizações brasileiras, localizamos um excelente artigo, publicado na revista Vidro Plano (edição 434) que descreve como o segmento de empresas processadoras de vidro estão administrando / gerenciando esta situação. No artigo, vocês poderão analisar os depoimentos de 16 empresas deste segmento, ou seja, como na prática, a sucessão familiar funciona … ou não funciona!

Clique aqui e acesse a reportagem na íntegra.

Clique aqui os últimos artigos que publicamos sobre este assunto!

Saiba passo a passo como colocar as coisas em ordem e diminua o stress!

Se já faz um bom tempo que você não vê sua mesa, prepare-se para reencontrá-la debaixo das pilhas de papel. O tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e de há quanto tempo você não vê sua superfície.

• Prepare sua missão.

Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da missão.

Quando o dia chegar vista roupas confortáveis, coloque sua música favorita para tocar e respire fundo.

• Comece estabelecendo o que é útil no seu dia-a-dia.

Avalie o que realmente é útil para você no seu dia-a-dia.

Defina uma área no seu escritório para realizar o DESCARTE, ou seja, um local onde você irá colocar tudo o que esta sobre a sua mesa de trabalho. Tire tudo de cima e de dentro de sua mesa de trabalho e empilhe nesta área (DESCARTE).

Faça uma análise de cada um destes materiais: “eu realmente utilizo isto diariamente?” Se sim, depois vou organizá-lo sobre a minha mesa, se não, irei colocar depois em gavetas ou quem sabe em um armário próximo da minha mesa de trabalho.

Coloque identificações em cada material, por exemplo com post-it ou simplesmente faça quatro “montes”:

1. o que vai ficar sobre a mesa;
2. o que vai para as gavetas;
3. o que vai para os armários, e;
4. o que vai para o lixo!

Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no chão e comece a dispensar. Mais do que 80% dos papéis podem provavelmente ir para o lixo. As únicas coisas que você deve manter são papéis a respeito de seu atual projeto, o de referência legal futura. Separe os papéis dessas duas categorias em duas pilhas atrás de você. Jogue fora também catálogos, revistas e jornais velhos.

Estabeleça um intervalo antes de continuar.

• Realizando a limpeza.

Limpe a mesa de trabalho com desinfetante e passe um lustra-móveis até que ela pareça nova

• Realizando a organização.

Saia para espairecer por pelo menos uma hora, aproveite para comprar suprimentos como um bloco de papel, um porta-lápis e caneta, um arquivo vertical – a não ser que tenha uma gaveta de arquivo – para arquivar papéis que utiliza todos os dias. Não se esqueça das etiquetas e de um porta-disquete e CD-ROM se você ainda não os tiver.

Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você manteve.

Categorize e organize os arquivos diários nas novas pastas.

Etiquete tudo de forma que fique claro para você o conteúdo de cada pasta.

Para os documentos e papéis que não são usados com frequência, coloque em seu gabinete de arquivos, se já tiver um. Se não tiver, guarde-os em uma cesta e aprenda a organizar um sistema de arquivos em matérias disponíveis no nosso portal.

Organize sua mesa de trabalho.

Coloque o telefone de volta sobre a mesa. Se você é canhoto deixe o telefone do lado direito de sua mesa e vice-versa, assim você pode falar ao telefone e escrever ao mesmo tempo. O bloco de papel que acabou de comprar deve ficar próximo ao telefone.

Coloque suprimentos dentro de seu porta-lápis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas que não funcionam e toquinhos de lápis.

Separadores para serem colocados dentro de gavetas mantêm seus itens em ordem e no lugar certo.

Se você tiver espaço para os materiais de escritório em sua mesa, separe uma gaveta para eles, se não os coloque em um armário específico. Sua agenda agora tem espaço em sua mesa.

Apenas os papéis relacionados ao seu projeto atual podem ficar em sua mesa.

Deixe uma lixeira para papéis próxima a sua mesa. Assim você não começa a acumular papéis inúteis novamente.

Encontre o local adequado para guardar o que restou (lembre-se dos 4 “montes”).

Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritório.

Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos que acabou de comprar e próximos a seu computador.

Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.

Dica Importante: Separe pelo menos 15 minutos do seu dia para limpar sua mesa.

Objetivos inalcançáveis, prazos exíguos, escopo amplo ou impossibilidade de medi-las podem desmotivar os colaboradores.
O mundo corporativo já entrou em contagem regressiva, faltando menos de uma semana para as festas de final de ano. Grande parte das empresas costuma programar férias coletivas neste período, época em que quase nada se decide no campo dos negócios. Apesar do marasmo, aproveite para definir os principais objetivos a você e sua equipe para o próximo ano.

Praticamente todas as firmas utilizam metas para medir o desempenho de departamentos e colaboradores, independentemente do nível hierárquico e função. Ao topo da pirâmide temas mais abrangentes, estratégicos e de longo prazo. Já para a base, ações táticas e de curto prazo. Operacionalizá-las é função do corpo gerencial, localizados no meio da figura.
Apesar de simples, estabelecê-las esconde alguns segredos. Objetivos inalcançáveis, prazos exíguos, escopo amplo ou impossibilidade de medi-las podem desmotivar os colaboradores. Aprecio a técnica SMART, a qual menciona que as metas devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e tangíveis, já traduzidas para o português.
Vejamos:

• Específicas: aumentar o market share, reduzir a inadimplência ou penetrar um novo mercado são metas interessantes, porém muito gerais. Para torná-las menos genéricas é necessário um maior nível de detalhamento. Conquistar dois pontos de market share no mercado carioca, através da penetração na classe A da zona sul , por exemplo, seria algo bem mais específico.

• Mensurável: ainda na mesma linha, é necessário medir os dois pontos de market share obtidos, sejam eles em unidades físicas, monetárias ou margens de contribuição. Caso contrário, um vendedor poderia conquistá-lo oferecendo grandes descontos, comprometendo a lucratividade.

• Atingível: imagine um novo entrante no setor de bebidas, cuja meta seja obter metade do mercado da Coca-Cola. Apesar de desafiadora é na prática inatingível, mesmo que pertença a um grupo com grande poderio financeiro. O feitiço neste caso virará contra o feiticeiro, arrefecendo os ânimos dos envolvidos num curto período de tempo.

• Realista: algumas multinacionais têm sofrido deste mal após 2008. Com os mercados maduros em queda, executivos globais recorrem aos emergentes para cobri-los. É comum aplicar taxas de crescimento chinesas à filiais brasileiras, ao mesmo tempo em que se solicitam margens de lucro cada vez mais elevadas. São as conhecidas metas para inglês ver.

• Tangíveis: aqui entra o critério tempo, em meu ponto de vista o corolário de todos os anteriores. Um prazo muito curto pode desmotivar os envolvidos pela impossibilidade de cumprimento, enquanto sua falta pode levar a acomodação. O governo brasileiro é mestre neste quesito, aplicando-os em suas duas vertentes.

Em minha experiência pude verificar que alguns gestores têm dificuldade em utilizar o critério SMART, criando metas muito amplas, fracas ou inatingíveis, as quais não contribuem para o resultado da empresa. Sugiro que comece aplicando-o ainda neste ano, revisando as metas estabelecidas. Talvez seja um bom programa aos que ficarão de castigo, nesta época de telefones mudos.

Dando continuidade ao post anterior (clique aqui) sobre a nova versão 2011 da ISO 19011 (Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão) gostaríamos de apresentar uma “dica” de leitura sobre este assunto enquanto a versão em português ainda não foi publicada, ou seja, a futura ABNT NBR ISO 19011:2012.
Esta “dica de leitura” vem do nosso amigo e aliado, o Ronaldo Costa Rodrigues, fundador do WeBlog “Qualiblog”, recentemente, o Ronaldo publicou 4 posts onde comenta o conteudo da versão 2011 da ISO 19011, segue os links destes 4 posts:
1.    ISO 19011:2011 – O que haverá de novo? (parte 1)
2.    ISO 19011:2011 – O que haverá de novo? (parte 2)
3.    ISO 19011:2011 – O que haverá de novo? (parte 3)
4.    ISO 19011:2011 – O que haverá de novo? (parte 4)
Muito obrigado, Ronaldo, por compartilhar seu conhecimento!

Na semana passada participamos de uma atividade de Benchmarking (vide post anterior), mas fica sempre uma dúvida quando realizamos estas atividades, ou seja: participamos de uma visita técnica ou realmente realizamos uma atividade de Benchmarking?

Para auxiliar nesta reflexão, poderíamos fazer outras perguntas, tais como:

• Preparamos-nos de que forma para realizar o Benchmarking?
• Quais os resultados que obtivemos com este Benchmarking?

Com a finalidade de tornar mais claro e aplicável esta metodologia de comparação, desenvolvemos uma Cartilha sobre este assunto, clique aqui e tenha acesso a este material. Este documento foi desenvolvido a partir do Código de Conduta da International Benchmarking Clearinghouse (IBC), clique aqui e tenha acesso, também a este material.

Título do livro: AGENDA, A – O novo ciclo da economia baseada no cliente.

Autor: Hammer, Michael.

Editora: Campus.

Resumo do livro:

Como conceber produtos e serviços que cativem os clientes e depois desenvolvê-los e produzi-los com lucro para satisfazer os acionistas?

Como destacar-se de outras empresas com ofertas semelhantes e metas idênticas, e ao mesmo tempo preservar o sucesso em face da mudança?

Definir a agenda que se adapta ao momento gerencial atual é a missão deste livro.

Os nove capítulos do livro tratam dos nove tópicos da agenda de negócios da economia do cliente – Os dois primeiros traduzem trivialidades sobre os clientes e definem duas estratégias específicas que diferenciarão as empresas de concorrentes; O terceiro e o quarto itens da agenda tratam da questão dos processos e da necessidade de organização e gerenciamento das empresas ; O quinto trata de uma nova abordagem à mensuração para a melhoria do desempenho do negócio ; O sexto item propõe que se redefina o papel dos gerentes ; Os últimos três exploram o poder da Internet para interligar as empresas entre si.

Comentários sobre a leitura do livro, por Eduardo Mayer Fagundes:

Neste livro, Michael Hammer mostra como as empresas devem atuar na “nova economia” que, segundo ele, é a economia dos consumidores.  Nessa economia os consumidores recusam-se a aceitar altos preços, baixa qualidade e péssimos serviços.

Leia mais clicando aqui »

Falar sobre a temática do tempo nem sempre é fácil. Para mim, tempo é muito mais do que minutos, horas, dias, meses e anos. Tempo é o agora que me é disponibilizado para que a vida, que é maior do que o tempo, aconteça em todos os tempos. Esse espaço denominado tempo oportuniza o maior de todos os eventos: a VIDA. O tempo só se torna significativo se estiver à serviço da vida. Portanto, cabe à vida administrar, distribuir, quantificar e qualificar o tempo. A falta de habilidade em lidar com o tempo poderá comprometer sonhos e realizações.

A rapidez do tempo não é ‘tarefa’ do próprio tempo. Quem intensifica, apressa ou retarda os momentos e situações são os humanos. Por isso, ao afirmar a falta de tempo, a pessoa não está apenas manifestando uma percepção. Está permitindo que seja subentendido que há uma falha na distribuição do tempo em relação às tarefas e/ou atividades.

A cada dia que passa, as pessoas, em crescente agitação, costumam não ter tempo para tudo o que está diante de si. Evidente que o advento das tecnologias da informação ampliou as possibilidades e passou a concorrer com a quantidade de tempo que cada pessoa dispunha. Hoje, temos mais compromissos, mais ocupações e muito mais alternativas. Em contrapartida, o tempo continua o mesmo quantitativamente. Daí a importância de desenvolver habilidades para bem distribuir o tempo, priorizando o que de fato necessita de maior tempo.

Na minha infância havia tempo para tudo. E ainda sobrava tempo. Bem que eu queria que o tempo passasse mais rápido. Como demorava para chegar Natal, Páscoa, férias…Na verdade, o tempo da minha infância continua o mesmo tempo dos meus dias, hoje. O fenômeno é outro: fui acrescentado ocupações, compromissos, desafios… e o tempo continua no seu ritmo normal. Se no ontem demorava para o tempo passar, hoje não percebo o tempo passar. Talvez seja pela ‘falta de tempo’ em desfrutar o tempo.

Leia mais clicando aqui »