Sem títuloQuando o 5S foi criado no Japão no final de década de 50 não existiam computadores pessoais. Por conta disto, a prática de seus conceitos ficou limitada às coisas físicas e comportamentais. Apesar de algumas empresas pregarem a prática do 5S nos computadores, existe pouca ou nenhuma sistemática para tal; há pouca continuidade na abordagem e os resultados têm sido pífios e incapazes de formar uma cultura. Desta forma, resta a pergunta: Como fazer o 5S nos computadores?

À medida que avançamos no tempo, o ser humano convive e depende cada vez mais dos meios eletrônicos. No entanto, poucas empresas e pessoas adequam a prática de 5S aos seus computadores. A conseqüência é o acúmulo desenfreado de memória dos computadores e servidores e a própria perda de tempo na localização de um arquivo.

Algumas iniciativas têm sido criadas pelas áreas de Tecnologia e Informação (T&I), como a limitação de memória da caixa de correios eletrônicos e a exclusão de arquivos não manuseados há um certo tempo. O problema é a necessidade da flexibilização para diversas situações que estas regras não se enquadram. Além do mais, a prática do 5S nos computadores não pode se limitar apenas à eliminação de arquivos obsoletos, mas deve se estender à organização dos arquivos. Para estas duas vantagens, a prática dependerá mais uma vez de uma mudança comportamental e não apenas de regras oriundas de um determinado departamento.

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Dando continuidade ao processo de implementação dos requisitos do SiACnível C do PBQP-H, a empresa Sawaya Construções e Incorporações inicia a qualificação dos seus funcionários e colaboradores (empreiteiros) na obra do município de Capão da Canoa / RS, chamada Sawaya Prime Square.

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A Simples Soluções, através do seu consultor, o Eng. Hélio René Lopes da Rocha, iniciou a qualificação de 35 funcionários / colaboradores (empreiteiros) nesta obra. O trabalho foi realizado em dois dias, utilizando técnicas expositivas e dinâmicas ao ar livre.

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A principal finalidade foi buscar uma integração com estas equipes, aproximando e convidando para um único objetivo: o aumento da qualidade / produtividade das suas atividades no canteiro de obra. Foram apresentados assuntos relacionados a trabalho de equipe, qualidade no conjunto e não de forma isolada, as padronizações das tarefas / serviços. Também se iniciou de forma práticas a aplicação dos 4 Sensos (Utilização, Organização, Limpeza e Saúde / Segurança) com o objetivo de conseguirmos gradativamente mudar o hábito e principalmente alcançar a Auto-Disciplina nas atividades do canteiro da obra!

Na semana que vêm será iniciado o Programa 5S, onde esta equipe já estará iniciando a aplicação do 1º Senso (Utilização) e de forma emergencial, a Semana da Limpeza, de tal forma que inicie o Senso de “Não Sujar”!

Veja abaixo algumas fotos da dinâmica que foi utlizada!

Sucesso e muito PIC (Participação, Interesse e Colaboração) para esta equipe!

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Dando continuidade ao 1º post que publicamos sobre como aplicar os conceitos do 5S em escritórios (clique aqui), neste post vamos falar sobre a aplicação do 2º Senso, a Organização (SEITON) e do 3º Senso, a Limpeza (SEISO).

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GGB logo

No final do ano passado, ou seja, em dezembro de 2011, iniciamos um projeto de implementar os critérios do Sistema 5 na empresa GGB Plast Brinquedos e Utilidades Ltda, com sede em Caxias do Sul / RS.

O projeto, além dos tradicionais desafios, somou-se a um expressivo, adequar todas as rotinas, assim como criar novas em tempo recorde: 3 meses!

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RF242363Nos ambientes administrativos, como escritórios, ainda há uma resistência das pessoas em praticar o 5S por desconhecimento da metodologia e dos ganhos promovidos. Contudo, cada vez mais há uma tendência de as pessoas levarem os conceitos para as suas casas, contribuindo para os benefícios semelhantes aos que ocorrem nos ambientes de trabalho.

Em função da origem do 5S ter sido em instalações industriais, atualmente a sua aplicação é universal.

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Saiba passo a passo como colocar as coisas em ordem e diminua o stress!

Se já faz um bom tempo que você não vê sua mesa, prepare-se para reencontrá-la debaixo das pilhas de papel. O tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e de há quanto tempo você não vê sua superfície.

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  • Prepare sua missão.

Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da missão.

Quando o dia chegar vista roupas confortáveis, coloque sua música favorita para tocar e respire fundo.

  • Comece estabelecendo o que é útil no seu dia-a-dia.

Avalie o que realmente é útil para você no seu dia-a-dia.

Defina uma área no seu escritório para realizar o DESCARTE, ou seja, um local onde você irá colocar tudo o que esta sobre a sua mesa de trabalho. Tire tudo de cima e de dentro de sua mesa de trabalho e empilhe nesta área (DESCARTE).

Faça uma análise de cada um destes materiais: “eu realmente utilizo isto diariamente?” Se sim, depois vou organizá-lo sobre a minha mesa, se não, irei colocar depois em gavetas ou quem sabe em um armário próximo da minha mesa de trabalho.

Coloque identificações em cada material, por exemplo com post-it ou simplesmente faça quatro “montes”:

  1. o que vai ficar sobre a mesa;
  2. o que vai para as gavetas;
  3. o que vai para os armários, e;
  4. o que vai para o lixo!

Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no chão e comece a dispensar. Mais do que 80% dos papéis podem provavelmente ir para o lixo. As únicas coisas que você deve manter são papéis a respeito de seu atual projeto, o de referência legal futura. Separe os papéis dessas duas categorias em duas pilhas atrás de você. Jogue fora também catálogos, revistas e jornais velhos.

Estabeleça um intervalo antes de continuar.

  • Realizando a limpeza.

Limpe a mesa de trabalho com desinfetante e passe um lustra-móveis até que ela pareça nova

  • Realizando a organização.

Saia para espairecer por pelo menos uma hora, aproveite para comprar suprimentos como um bloco de papel, um porta-lápis e caneta, um arquivo vertical – a não ser que tenha uma gaveta de arquivo – para arquivar papéis que utiliza todos os dias. Não se esqueça das etiquetas e de um porta-disquete e CD-ROM se você ainda não os tiver.

Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você manteve.

Categorize e organize os arquivos diários nas novas pastas.

Etiquete tudo de forma que fique claro para você o conteúdo de cada pasta.

Para os documentos e papéis que não são usados com frequência, coloque em seu gabinete de arquivos, se já tiver um. Se não tiver, guarde-os em uma cesta e aprenda a organizar um sistema de arquivos em matérias disponíveis no nosso portal.

Organize sua mesa de trabalho.

Coloque o telefone de volta sobre a mesa. Se você é canhoto deixe o telefone do lado direito de sua mesa e vice-versa, assim você pode falar ao telefone e escrever ao mesmo tempo. O bloco de papel que acabou de comprar deve ficar próximo ao telefone.

Coloque suprimentos dentro de seu porta-lápis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas que não funcionam e toquinhos de lápis.

Separadores para serem colocados dentro de gavetas mantêm seus itens em ordem e no lugar certo.

Se você tiver espaço para os materiais de escritório em sua mesa, separe uma gaveta para eles, se não os coloque em um armário específico. Sua agenda agora tem espaço em sua mesa.

Apenas os papéis relacionados ao seu projeto atual podem ficar em sua mesa.

Deixe uma lixeira para papéis próxima a sua mesa. Assim você não começa a acumular papéis inúteis novamente.

Encontre o local adequado para guardar o que restou (lembre-se dos 4 “montes”).

Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritório.

Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos que acabou de comprar e próximos a seu computador.

Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.

Dica Importante: Separe pelo menos 15 minutos do seu dia para limpar sua mesa.

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Esta semana, mais especificadamente na segunda-feira, participamos de uma atividade de Benchmarking! Vocês sabem qual é realmente o conceito de Benchmarking?

Benchmarking = Método para comparar o desempenho de algum processo, prática de gestão ou produto da organização, com o de um processo, prática ou produto similar que esteja sendo executado de maneira mais eficaz e eficiente, na própria ou em outra organização, visando atender as razões do desempenho superior, adaptar a realidade e implementar melhorias significativas.

Pois bem, agora que “nivelamos” o conceito, podemos continuar o assunto principal deste post. Na segunda-feira, um grupo de colaboradores, inclusive Diretores, da GGB Plast realizaram benchmarking na Brinquedos Junges. O grupo da GGB Plast era de 10 pessoas, sendo recepcionados pelo Srs. Edison Junges e Hélio Junges, Diretores da  Brinquedos Junges. A apresentação também foi conduzida pelo Sr. Geison Junges, Coordenador do Sistema de Gestão Junges.

A finalidade deste benchmarking foi de comparar e entender o processo de implementação dos requisitos do Sistema 5 – Certificação de Brinquedos, assim como a forma como foi implementada a cultura de 5S nesta empresa. Veja as imagens desta visita, logo abaixo.

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Ambas as empresas são clientes da Simples Soluções®, sendo que a GGB Plast esta em processo de implementação do Sistema 5 com um prazo pequeno de apenas 3 meses! Desta forma, sugerimos o benchmarking ma Brinquedos Junges, assim poderão perceber “in loco” e na prática como processo foi realizado, minimizando atrasos e fazendo com que os esforços sejam concentrados!

A todos da Brinquedos Junges o nosso agradecimento por receber este grupo de colaboradores da GGB Plast, e para a equipe da GGB Plast desejamos muito PIC (Participação, Interesse e Colaboração) neste projeto desafiador de buscar em 3 meses a adequação dos requisitos do Sistema 5 – Certificação de Brinquedos!

Nos próximos post, iremos explicar melhor esta metodologia de Benchmarking!

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Sem títuloProjeto Inédito da Prefeitura Municipal de Porto Alegre / RS, através do Gabinete de Inovação e Tecnologia (Inovapoa) e DMLU prevê o gerenciamento correto de resíduos tecnológicos.

Com a missão de articular a execução de políticas públicas de fomento à inovação e ao desenvolvimento tecnológico no município de Porto Alegre / RS, a Inovapoa e o DMLU promovem no dia 4 de dezembro de 2010, a I Feira de Descarte de Equipamentos de Informática. No dia do evento, os porto-alegrenses poderão levar seus computadores e periféricos antigos para descarte na Usina do Gasômetro, das 09h às 18h. O evento tem patrocínio da empresa Leroy Merlin.

A iniciativa propõe alternativas para uma vida sustentável, onde pequenos gestos podem se transformar em revolucionárias mudanças e mais qualidade de vida para nossa sociedade. Conciliando o desenvolvimento econômico e o avanço tecnológico com a preservação ambiental, a feira será palco de uma campanha inédita que pretende movimentar milhares de gaúchos. Leia mais clicando aqui »

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Dando continuidade ao post anterior no qual iniciamos a nossa “jornada” pelo Lean Manufacturing, estamos apresentando uma visão nova sobre um termo japonês que por muito tempo foi mal interpretado pelos ocidentais, ou seja, o KAIZEN!

Nós ocidentais sempre buscamos para problemas complexos em nossas organizações, normalmente soluções complexas e caras, e principalmente de difícil assimilação junto aos colaboradores!

Em vez destas soluções de difícil implementação, o método Kaizen propõe medidas simples para a melhoria contínua com foco em resultados.

masaaki_imaiNa percepção de Masaaki Imai, fundador e principal executivo do Kaizen Institute, o principal lugar de uma empresa é o gemba, termo popular japonês para os locais onde o produto é desenvolvido (laboratórios), produzido (“chão de fábrica”) e os serviços realizados (loja de revenda, assistências técnicas e locais onde o consumidor é atendido).

O Sr. Imai critica de forma ostensiva a Alta Administração (Diretores) e a Alta Gerência (Gerentes) que não gostam de ir ao gemba, ficando atrás das suas mesas recebendo as informações em forma de relatórios.

Ele acredita que, se há uma anormalidade, o Gerente e até mesmo o próprio Diretor, precisam estar no local para julgar em tempo hábil e encontrar uma solução.

A idéia de levar os “dirigentes” para o “chão de fábrica” é apenas uma das propostas do “Kaizen”.

seg-KaizenKai, em japonês, significa “mudança” e Zen, “para melhor”. Juntas, podem significar “melhoria contínua” e dão nome ao método. A fórmula é simples, ou seja: “Todos fazem um pouco a todo momento”.

Os princípios do Kaizen não são menos singelos: se acontecer alguma anomalia, os “dirigentes” devem ir para o gemba e estar sempre verificando os bens tangíveis como máquinas, materiais, produtos com problemas e condições de segurança. “Faça análise, cheire, prove, leve para casa o produto rejeitado e você terá melhor compreensão do problema”, ensina o Sr. Imai, com a experiência adquirida em seus 72 anos, divididos entre a atuação em empresas e consultoria.

O “senhor Kaizen“, como se apresenta o Sr. Imai, prega a checagem periódica de produtos e a discussão do problema na fábrica, para assim remover sua causa pela raiz. Feito isso, é possível padronizar algumas ações e prevenir novos conflitos. “A checagem é o princípio mais importante”, ressalta.
Não há restrição de setor. Hoje adotamos seus princípios desde a indústria automotiva até processos bancários, educativos e governamentais. Para que a metodologia obtenha sucesso, ele destaca a importância da participação de todos, da base ao topo da pirâmide.

“O pessoal do gemba é muito conservador e a tendência de voltar à maneira antiga é muito grande”, afirma. “Quando a alta gerência toma iniciativa, os outros copiam.” Sr. Imai cita o exemplo do presidente de uma pequena empresa indiana que produz jarras de plástico, fiel seguidora dos princípios do método há sete anos. Lá, é comum ver o presidente entre seus funcionários limpando o chão da fábrica.

“Ele está envolvido no processo diário do gemba e isso se tornou um hábito”, diz o Sr. Imai. Outra proposta do Kaizen é a otimização de espaço e trabalho. Jogar fora tudo que não precisa: máquinas velhas, estoque inservível. “Dê uma olhada no gemba e coloque uma fita vermelha no que você acha desnecessário.
Se não houver um bom motivo para ficar, tire, ensina Sr. Imai. Além disso, todo item deve ter seu próprio endereço para ser localizado. São medidas simples como desenhar o formato das ferramentas onde elas devem ser guardadas, indicar com marcações no chão os passos a serem seguidos ou ainda colar fitas adesivas em arquivos. Com estas orientações, percebemos também que o Programa 5S tem vinculo próximo com o Kaizen.

O local de trabalho e os equipamentos devem ser limpos constantemente para evitar defeitos e, no processo, podem ser descobertos problemas. “Se o operador limpa e mantém seu equipamento, o pessoal da manutenção ganha tempo para se dedicar à previsão e design de novas máquinas”, diz o Sr. Imai.

Com as melhorias, estabelece-se o padrão a ser seguido. “A autodisciplina e a força de trabalho treinada são os benefícios mais importantes deste método”, ressalta o Sr. Imai. Mas o processo precisa ser contínuo e o gerente tem que dar apoio todos os dias. Fácil não é, mas mais simples impossível!

Os princípios do Kaizen asseguram melhoria contínua, ou seja:

  • Quando acontecer alguma anomalia, vá ao gemba (“chão de fábrica”);
  • Verifique bens tangíveis (máquinas, falhas, produtos rejeitados, condições de segurança);
  • Faça checagens temporárias do produto e discuta seus problemas no próprio local de produção;
  • Remova a causa do problema pela “raiz”, e;
  • Padronize para prevenir problemas.

Lembrando que melhoramento contínuo não é um programa estático e sim dinâmico, a melhor analogia é visualizarmos, quando pedalamos uma bicicleta, quanto mais você pedala, maior é a estabilidade e segurança da bicicleta, porém se você parar, nós caímos!

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CapturarDando continuidade ao post publicado anteriormente, a TreviPlam Engenharia Ltda., nosso cliente, esta ampliando a implementação dos conceitos do Programa 5S, já implementados nos Canteiros das Obras, agora na Terraplenagem, com a denominação de “Programa 5S na Terraplenagem”!

Esta empresa já possuem a cerca de cinco anos, um Sistema de Gestão pela Qualidade, baseado na NBR ISO 9001:2008 e SiAC – Nível A do PBQP-Habitat.

A implementação destes conceitos de Utilização, Organização, Limpeza, Saúde e Auto Disciplina nos locais de reparo / manutenção de veículos / equipamentos (oficina) e garagem traduz a preocupação dos Diretores desta empresa, os Engenheiros civis João Luiz Trevisan e Pedro Paulo Trevisan em buscar de forma continuada juntos aos seus colaboradores a necessidade de melhoria na prestação dos seus serviços!

A implementação do “Programa 5S na Terraplenageminiciou-se com treinamentos com a participação do Engenheiro Civil Evandro Schramm Trevisan, mecânicos, motoristas e operadores de máquinas!

As primeiras ações práticas foi o lançamento deste programa, conforme imagem a seguir:

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Ao longo do mês de maio de 2010, estarão ocorrendo a implementação e avaliação dos 5 Sensos nestes locais de trabalho!

Desejamos sucesso à todos os colaboradores da TreviPlam Engenharia Ltda. neste novo desafio!

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