No Senso de Ordenação, as pessoas definem o local de guarda de cada recurso, inclusive os compartilhados e os pessoais como blusas, bolsas, guarda-chuva, etc. Para facilitar o acesso e a reposição são identificados os recursos e os locais de guarda como prateleiras, armários, gavetas e arquivos. Esta identificação facilita o acesso e a utilização durante a ausência do responsável pelos recursos por outros eventuais usuários como o líder da área, colegas que necessitam acessá-los em um ou outro momento, em períodos de férias ou até mesmo em possíveis substituições.

No Senso de Limpeza, as pessoas que trabalham em escritórios acreditam que nada têm a fazer neste “S”, já que normalmente nestes ambientes não há fontes de sujeira e a limpeza normalmente é feita por uma empresa terceirizada. Apesar desta justificativa ser em parte verdadeira, nada impede que alguns problemas sejam atacados, tais como:

• resíduos provocados pelas pessoas no uso dos espaços coletivos (banheiro, copa, copiadora e impressora compartilhada);
• falta de um tapete na entrada das salas, e;
• poeira que se acumula nos interiores de gavetas, armários e em locais de difícil acesso (atrás de armários e de equipamentos de escritórios).

No final do ano passado, ou seja, em dezembro de 2011, iniciamos um projeto de implementar os critérios do Sistema 5 na empresa GGB Plast Brinquedos e Utilidades Ltda, com sede em Caxias do Sul / RS.

O projeto, além dos tradicionais desafios, somou-se a um expressivo, adequar todas as rotinas, assim como criar novas em tempo recorde: 3 meses!

Para conseguirmos superar este desafio de forma que os colaboradores da GGB Plast consigam assimilar e adaptar estes novos conceitos de acordo com a sua realidade em um curto espaço de tempo, realizamos uma atividade de benchmarking (clique aqui), assim como foi realizado um evento de conscientização com a participação de todos os colaboradores.

Neste evento apresentamos o histórico da empresa, apresentando os desafios iniciais e como eles foram superados como uma justificativa para convidá-los para este novo desafio. Também apresentamos os critérios do Sistema 5, convidando para dar sustentação a esta mudança de comportamento através da implementação em paralelo dos conceitos do Programa 5S.

No final deste evento, convidamos todos os participantes a participarem de uma atividade vivencial, uma dinâmica, utilizando a metodologia do AVAL (Aprendizado Vivencial ao Ar Livre).

Estamos certos que teremos muitas dificuldades ao longo destes 3 meses, mas se visualizarmos em conjunto os benefícios para a empresa e para os colaboradores, as exigências estabelecidas pelo Sistema 5 serão implementadas com muito PIC (Participação, Interesse e Colaboração)!

Em função da origem do 5S ter sido em instalações industriais, atualmente a sua aplicação é universal.

Nos ambientes administrativos, como escritórios, ainda há uma  resistência das pessoas em praticar o 5S por desconhecimento da metodologia e dos ganhos promovidos. A postura para o 5S  tem sido  inadequadamente de que o 5S  tem um benefício  apenas  estético  cujo  esforço  para  praticá-lo  não compensaria os  resultados obtidos. As dicas abaixo apresentam  ganhos  para  empresa  e  para  as  pessoas  com  a prática  do  5S  em  seus  escritórios.

O  grande  ganho  para  as  pessoas  dos  escritórios  com  a prática do 5S é a  racionalização de  tempo e o bem-estar em  um  ambiente  que  normalmente  é  compartilhado  por várias pessoas em um pequeno espaço. Ou seja, o 5S no escritório contribui para uma melhor qualidade de vida no trabalho.

No  SEIRI,  Senso  de  Utilização,  as pessoas  fazem  uma  análise  de todos os  recursos e documentos mantidos nas mesas, gavetas e armários,  descartando  tudo que estiver em excesso,  sem uso  ou  que  sejam  obsoletos.

Para  a  empresa,  esta  prática gera  uma  redução  do consumo  de  itens  de escritório  (caneta,  papel,  tinta  de  impressora,  toner  de copiadora,  energia  para  iluminação  e  ar  condicionado, copos  descartáveis,  etc.).  Para  as  pessoas  esta  atitude individual e coletiva libera espaços para uma melhor organização, gerando uma garantia de que os documentos que ficam estão atualizados e são acessados com mais  facilidade.

Nos próximos posts, iremos continuar este assunto, mas aproveitamos para convidá-los a acessar o seguinte post, já publicado (clique no texto): Organizando a sua mesa de trabalho em um dia (Fonte: adaptado de www.organizesuavida.com.br)

Se já faz um bom tempo que você não vê sua mesa, prepare-se para reencontrá-la debaixo das pilhas de papel. O tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e de há quanto tempo você não vê sua superfície.

• Prepare sua missão.

Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da missão.

Quando o dia chegar vista roupas confortáveis, coloque sua música favorita para tocar e respire fundo.

• Comece estabelecendo o que é útil no seu dia-a-dia.

Avalie o que realmente é útil para você no seu dia-a-dia.

Defina uma área no seu escritório para realizar o DESCARTE, ou seja, um local onde você irá colocar tudo o que esta sobre a sua mesa de trabalho. Tire tudo de cima e de dentro de sua mesa de trabalho e empilhe nesta área (DESCARTE).

Faça uma análise de cada um destes materiais: “eu realmente utilizo isto diariamente?” Se sim, depois vou organizá-lo sobre a minha mesa, se não, irei colocar depois em gavetas ou quem sabe em um armário próximo da minha mesa de trabalho.

Coloque identificações em cada material, por exemplo com post-it ou simplesmente faça quatro “montes”:

1. o que vai ficar sobre a mesa;
2. o que vai para as gavetas;
3. o que vai para os armários, e;
4. o que vai para o lixo!

Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no chão e comece a dispensar. Mais do que 80% dos papéis podem provavelmente ir para o lixo. As únicas coisas que você deve manter são papéis a respeito de seu atual projeto, o de referência legal futura. Separe os papéis dessas duas categorias em duas pilhas atrás de você. Jogue fora também catálogos, revistas e jornais velhos.

Estabeleça um intervalo antes de continuar.

• Realizando a limpeza.

Limpe a mesa de trabalho com desinfetante e passe um lustra-móveis até que ela pareça nova

• Realizando a organização.

Saia para espairecer por pelo menos uma hora, aproveite para comprar suprimentos como um bloco de papel, um porta-lápis e caneta, um arquivo vertical – a não ser que tenha uma gaveta de arquivo – para arquivar papéis que utiliza todos os dias. Não se esqueça das etiquetas e de um porta-disquete e CD-ROM se você ainda não os tiver.

Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você manteve.

Categorize e organize os arquivos diários nas novas pastas.

Etiquete tudo de forma que fique claro para você o conteúdo de cada pasta.

Para os documentos e papéis que não são usados com frequência, coloque em seu gabinete de arquivos, se já tiver um. Se não tiver, guarde-os em uma cesta e aprenda a organizar um sistema de arquivos em matérias disponíveis no nosso portal.

Organize sua mesa de trabalho.

Coloque o telefone de volta sobre a mesa. Se você é canhoto deixe o telefone do lado direito de sua mesa e vice-versa, assim você pode falar ao telefone e escrever ao mesmo tempo. O bloco de papel que acabou de comprar deve ficar próximo ao telefone.

Coloque suprimentos dentro de seu porta-lápis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas que não funcionam e toquinhos de lápis.

Separadores para serem colocados dentro de gavetas mantêm seus itens em ordem e no lugar certo.

Se você tiver espaço para os materiais de escritório em sua mesa, separe uma gaveta para eles, se não os coloque em um armário específico. Sua agenda agora tem espaço em sua mesa.

Apenas os papéis relacionados ao seu projeto atual podem ficar em sua mesa.

Deixe uma lixeira para papéis próxima a sua mesa. Assim você não começa a acumular papéis inúteis novamente.

Encontre o local adequado para guardar o que restou (lembre-se dos 4 “montes”).

Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritório.

Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos que acabou de comprar e próximos a seu computador.

Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.

Dica Importante: Separe pelo menos 15 minutos do seu dia para limpar sua mesa.

Com a missão de articular a execução de políticas públicas de fomento à inovação e ao desenvolvimento tecnológico no município de Porto Alegre / RS, a Inovapoa e o DMLU promovem no dia 4 de dezembro de 2010, a I Feira de Descarte de Equipamentos de Informática. No dia do evento, os porto-alegrenses poderão levar seus computadores e periféricos antigos para descarte na Usina do Gasômetro, das 09h às 18h. O evento tem patrocínio da empresa Leroy Merlin.

A iniciativa propõe alternativas para uma vida sustentável, onde pequenos gestos podem se transformar em revolucionárias mudanças e mais qualidade de vida para nossa sociedade. Conciliando o desenvolvimento econômico e o avanço tecnológico com a preservação ambiental, a feira será palco de uma campanha inédita que pretende movimentar milhares de gaúchos.

O DMLU – Departamento Municipal de Limpeza Urbana estará encaminhando os equipamentos arrecadados para reuso e reciclagem em empresas especializadas em reciclagem de plásticos, metais e placas de circuito impresso, como o CRC Cesmar – Irmãos Maristas, que farão o recondicionamento dos equipamentos que puderem ser recuperados. Os computadores que puderem ser reutilizados serão entregues para instituições beneficentes. E aqueles que não puderem ser recuperados terão um tratamento e uma destinação correta e adequada, a fim de não poluírem mais o meio ambiente, garantindo assim uma melhor preservação da natureza.

A tecnologia faz coisas maravilhosas pela sociedade com seus grandes adventos. Por outro lado, a velocidade da evolução dos produtos faz com que os equipamentos fiquem obsoletos. Desta forma, a Feira será a 1ª ação do Plano Municipal de resíduos sólidos específicos para equipamentos eletrônicos.

Participe e faça a sua parte! Estamos esperando por você! Não fique fora desta corrente! Informações pelo telefone: 51 3289-7300.

Entidades apoiadoras: Carris, Secretaria Municipal do Meio Ambiente – SMAM, Empresa Pública de Transporte e Circulação – EPTC, Procempa e Sindilojas.

CURIOSIDADES SOBRE SUCATA ELETRÔNICA:

• São descartadas 500 mil toneladas de sucatas eletrônicas por ano no País;
• O lixo eletrônico representa 5% de todo o lixo gerado pela humanidade, e;
• Possuem em sua composição metais pesados altamente tóxicos: mercúrio, cádmio, berílio e chumbo que no solo, contaminam o lençol freático; se queimados, poluem o ar e nos lixões podem causar doenças graves em catadores.

Nós ocidentais sempre buscamos para problemas complexos em nossas organizações, normalmente soluções complexas e caras, e principalmente de difícil assimilação junto aos colaboradores!

Em vez destas soluções de difícil implementação, o método Kaizen propõe medidas simples para a melhoria contínua com foco em resultados.

Na percepção de Masaaki Imai, fundador e principal executivo do Kaizen Institute, o principal lugar de uma empresa é o gemba, termo popular japonês para os locais onde o produto é desenvolvido (laboratórios), produzido (“chão de fábrica”) e os serviços realizados (loja de revenda, assistências técnicas e locais onde o consumidor é atendido).

O Sr. Imai critica de forma ostensiva a Alta Administração (Diretores) e a Alta Gerência (Gerentes) que não gostam de ir ao gemba, ficando atrás das suas mesas recebendo as informações em forma de relatórios.

Ele acredita que, se há uma anormalidade, o Gerente e até mesmo o próprio Diretor, precisam estar no local para julgar em tempo hábil e encontrar uma solução.

A idéia de levar os “dirigentes” para o “chão de fábrica” é apenas uma das propostas do “Kaizen”.

Kai, em japonês, significa “mudança” e Zen, “para melhor”. Juntas, podem significar “melhoria contínua” e dão nome ao método. A fórmula é simples, ou seja: “Todos fazem um pouco a todo momento”.

Os princípios do Kaizen não são menos singelos: se acontecer alguma anomalia, os “dirigentes” devem ir para o gemba e estar sempre verificando os bens tangíveis como máquinas, materiais, produtos com problemas e condições de segurança. “Faça análise, cheire, prove, leve para casa o produto rejeitado e você terá melhor compreensão do problema”, ensina o Sr. Imai, com a experiência adquirida em seus 72 anos, divididos entre a atuação em empresas e consultoria.

O “senhor Kaizen“, como se apresenta o Sr. Imai, prega a checagem periódica de produtos e a discussão do problema na fábrica, para assim remover sua causa pela raiz. Feito isso, é possível padronizar algumas ações e prevenir novos conflitos. “A checagem é o princípio mais importante”, ressalta.
Não há restrição de setor. Hoje adotamos seus princípios desde a indústria automotiva até processos bancários, educativos e governamentais. Para que a metodologia obtenha sucesso, ele destaca a importância da participação de todos, da base ao topo da pirâmide.

“O pessoal do gemba é muito conservador e a tendência de voltar à maneira antiga é muito grande”, afirma. “Quando a alta gerência toma iniciativa, os outros copiam.” Sr. Imai cita o exemplo do presidente de uma pequena empresa indiana que produz jarras de plástico, fiel seguidora dos princípios do método há sete anos. Lá, é comum ver o presidente entre seus funcionários limpando o chão da fábrica.

“Ele está envolvido no processo diário do gemba e isso se tornou um hábito”, diz o Sr. Imai. Outra proposta do Kaizen é a otimização de espaço e trabalho. Jogar fora tudo que não precisa: máquinas velhas, estoque inservível. “Dê uma olhada no gemba e coloque uma fita vermelha no que você acha desnecessário.
Se não houver um bom motivo para ficar, tire, ensina Sr. Imai. Além disso, todo item deve ter seu próprio endereço para ser localizado. São medidas simples como desenhar o formato das ferramentas onde elas devem ser guardadas, indicar com marcações no chão os passos a serem seguidos ou ainda colar fitas adesivas em arquivos. Com estas orientações, percebemos também que o Programa 5S tem vinculo próximo com o Kaizen.

O local de trabalho e os equipamentos devem ser limpos constantemente para evitar defeitos e, no processo, podem ser descobertos problemas. “Se o operador limpa e mantém seu equipamento, o pessoal da manutenção ganha tempo para se dedicar à previsão e design de novas máquinas”, diz o Sr. Imai.

Com as melhorias, estabelece-se o padrão a ser seguido. “A autodisciplina e a força de trabalho treinada são os benefícios mais importantes deste método”, ressalta o Sr. Imai. Mas o processo precisa ser contínuo e o gerente tem que dar apoio todos os dias. Fácil não é, mas mais simples impossível!

Os princípios do Kaizen asseguram melhoria contínua, ou seja:

• Quando acontecer alguma anomalia, vá ao gemba (“chão de fábrica”);
• Verifique bens tangíveis (máquinas, falhas, produtos rejeitados, condições de segurança);
• Faça checagens temporárias do produto e discuta seus problemas no próprio local de produção;
• Remova a causa do problema pela “raiz”, e;
• Padronize para prevenir problemas.

Lembrando que melhoramento contínuo não é um programa estático e sim dinâmico, a melhor analogia é visualizarmos, quando pedalamos uma bicicleta, quanto mais você pedala, maior é a estabilidade e segurança da bicicleta, porém se você parar, nós caímos!

Clique na figura ao lado, para obter as informações detalhadas do treinamento “Programa 8S´s (baseado nos princípios do Programa 5S´s)” que será ministrado em duas turmas nos meses de novembro e dezembro de 2009.

Maiores informações entrem em contato pelo telefone (54) 3025 2333 ou pelo e-mail evolutiva@evolutivadesenvolvimento.com.br.

Segue o link do artigo!

Muito criativo … acessei o website da campanha (www.sacoeumsaco.com.br) e o conteúdo é riquíssimo em informações.

A campanha é do Ministério do Meio Ambiente, com o apoio da WWF-Brasil e diversas organizações e empresas!

Neste “cartaz” existe um convite “legal” para avaliar o “quanto” iremos deixar de marca, ou seja, pegada em nosso planeta! Acesse este link e você poderá participar e principalmente se conscientizar, é a nossa “pegada ecológica”!

Também apresenta uma ampliação dos princípios dos “3Rs” (Reduzir, Reutilizar e Reciclar) … para o Recusar! Vide neste link, um artigo no Blog da campanha sobre este assunto!

Pessoal, vamos fazer a nossa parte! 4Rs nos sacos plásticos!

Dando continuidade ao post anterior, gostaríamos de apresentar algumas orientações com a finalidade de desenvolver a Autodisciplina:

• Primeiro, pense: você reserva quanto tempo para exercícios regulares ou disciplinados? Você tem feito atividades físicas freqüentemente? Nos últimos dias, realizou alguma coisa que visasse sua melhoria profissional? Deixou guardado um pouco de seu rendimento para a poupança? Se você esta esquecendo de realizar isso, não se importando ou somente falando a si próprio que fará tudo isso mais adiante, a autodisciplina está necessitando ser desenvolvida.
• Entenda como dar valor e organizar seu tempo. Isto é essencial para os indivíduos auto disciplinados. Passamos nossa vida em função do tempo, logo, faça com que ele esteja do seu lado. Isso somente ocorre quando tem o controle de seus horários. Desta forma, não estará subordinado ao tempo, pelo contrário.
• Controle sua contas. Se você esta endividado sempre, algo não está certo … E para acabar de vez com isso somente tendo autodisciplina. Ter organização nas finanças, saber cauteloso nas compras, criar e anotar em planilhas de custos e gerenciamento o orçamento é fundamental para o perfeito entendimento com o dinheiro.
• Estipule prioridades. Mesmo que necessite realizar muitas coisas ao mesmo tempo, coloque em ordem para não ficar perdido. Centralize o serviço no que é de maior importância. Pense em torno de três áreas que ache importante. Defina a disciplina que precisa desenvolver para seguir melhorando em cada segmento e crie um plano para que essas atitudes sejam constantes.
• Pare de dar “desculpas” para os seus erros. Se você sempre tem uma explicação para a falta de disciplina, é por que elas são apenas meras desculpas. Para progredir, você necessita encará-las, corrigir os erros. Anote as razões pelas quais não foi capaz de realizar o que queria.
• Seja disciplinado, mas seja flexível. Não fique preso às agendas e às obrigações que deixaram de valorizar a sua vida.