Nos dois últimos sábados, ou seja, 9 e 16 de maio/2009 estávamos participando do desenvolvimento de uma nova equipe de auditores internos, na Rototech Rotomoldagem Técnica Ltda, assim como repassando orientações sobre como se preparar para o “upgrade” versão 2008 da NBR ISO 9001.
Desejamos sucesso à todos e que aproveitem ao máximo esta oportunidade de melhoria, migrando para a ISO 9001:2008!
No início desta semana, ou seja, segunda-feira (13/04/09) e terça-feira (14/04/09) estávamos participando do desenvolvimento de uma nova equipe de auditores internos, na Incoterm Indústria de Termômetros Ltda, assim como repassando orientações sobre como se preparar para o “upgrade” versão 2008 da NBR ISO 9001.
Possuímos um carinho / atenção especial para com esta empresa e seus colaboradores, pois fizemos parte da implementação e certificação do seu sistema de gestão, a cerca de 9 anos!
O Sistema de Gestão desta empresa atualmente é integrado … e certificado, ou seja, atende os requisitos da NBR ISO 9001, NBR ISO 17025 e RDC 59!
Agora a Incoterm possui, a partir deste aprendizado, 27 colaboradores capacitados para realizarem auditorias em seu Sistema de Gestão e também em seus fornecedores!
Desejamos sucesso à todos e que aproveitem ao máximo esta oportunidade de melhoria, migrando para a ISO 9001:2008!
Você sabia que os auditores internos e/ou externos de sistemas de gestão … possuem um santo padroeiro?
Sim … nós auditores possuímos um apoio espiritual … e seu nome é Santo Murphy! E como todo o santo que se preza … existe uma oração para evocar sua ajuda, principalmente antes de iniciar a famosa “reunião de abertura” … que infelizmente muitos auditores acham desnecessária … mas que se bem realizada gera um impacto muito importante para a condução e sucesso da auditoria!
Abaixo, podemos comparar as duas versões da oração do Santo Murphy … a primeira formulada de maneira errônea nos tempos das “caças às não-conformidades” e a segunda … a correta e justa … na busca constantes das oportunidades de melhoria!
E quem era esse tal de Murphy?
Neste link, vocês poderão “matar esta curiosidade” e desta forma dar mais valor ao nosso santo padroeiro!
Tanto se comenta sobre a necessidade de qualificar os profissionais que irão avaliar as conformidades de um sistema de gestão, ou seja, os AUDITORES, mas pouco se comenta sobre a urgência de preparar os colaboradores que fazem parte dos processos / áreas que serão avaliados, ou seja, os AUDITADOS!
Pensando neste cenário, começo a perceber que devemos oportunizar um treinamento de “Preparação dos Auditados”. Segue neste link, uma apresentação que desenvolvemos junto aos nossos clientes com a finalidade de preparar os auditados para as avaliações de conformidade, ou seja, as AUDITORIAS!
E você, qual é a sua opinião sobre este assunto?
Continuando o “post” anterior, gostaria de agradecer pelos comentários dos nossos leitores, as suas contribuições, somadas as experiências em participações / gerenciamentos das auditorias foram fundamentais para a continuidade deste assunto. Grato à todos!
Se o medo, durante as auditorias, é uma reação natural, temos que eliminar a fonte do medo ou as eventuais punições, humilhações ou qualquer situação negativa relacionada ao processo. A própria forma de relatar uma não-conformidade contribui para isso, ao expor quantidades das não-conformidades por área ou por processo. A associação com as pessoas responsáveis é direta, o que leva a adotar estratégias de sobrevivência.
Outra coisa que precisa ser eliminado é a avaliação da conformidade com rotinas documentadas. Quando a norma ISO 9001, na sua versão atual, a 2000, estava para ser publicada, surgiram informações de que haveria mudança nos métodos de auditoria. Houve um consenso de que as auditorias iriam avaliar os resultados dos processos / rotinas, em vez da mera conformidade com documentos. Passado 8 anos percebemos com muita freqüência ainda são alguns auditores acreditando que estão dando alguma contribuição, verificando se as práticas correspondem ao que está escrito, esquecendo de avaliar o processo através da análise dos indicadores que monitoram o seu desempenho, ou seja, a eficácia e a eficiência, verificar se os processos estão contribuindo para o atingimento dos objetivos da qualidade do seu sistema de gestão.
Por fim, um aspecto que merece um pouco mais de atenção é o planejamento das auditorias. Gurus da moderna administração já descobriram várias formas de enxergar uma organização / empresa. Por exemplo, como um ser-vivo … uma “tartaruga” de seis elementos. Basta apenas um pouco de criatividade para alterar algumas variáveis como o tempo, a composição da equipe, os dados de entrada, a freqüência , os métodos, os critérios, a amostragem e talvez até o humor. São variáveis que, se combinadas adequadamente, nunca haveria uma auditoria igual à outra.
Há uma tendência muito forte das auditorias se tornarem um processo penoso, aliada à obrigação de atender um requisito normativo, somente consegue unir o inútil ao desagradável. Podemos reverter esta situação, cabe ao gestor da qualidade, dar o primeiro passo para mudarmos!
Já fazia um bom tempo que tinha interesse em escrever sobre este tema, ou seja, auditorias em organizações!
A palavra / termo “auditoria” já possue em sua “história / origem” uma essência de desconforto para quem vai “sofrer” e também para quem vai realizar. Talvez em função deste “pré-conceito” que algumas empresas / organizações tendem a “dourar a pílula” usando a palavra / termo “avaliação”! Mas mesmo assim fica “difícil de engolir” a idéia de que estas ações irão gerar oportunidades de melhoria e não perderemos tempo, tanto auditados como auditores!
As pessoas que fazem parte de organizações que já possuem seus sistemas de gestão certificados por alguma norma nacional e/ou internacional, já se acostumaram a “sofrer” auditorias internas e externas obrigatórias com o propósito de avaliar a eficácia de seus sistemas de gestão. Talvez a dificuldade de assimilação de que estas ações irão agregar valor para a organização esteja aqui: “avaliar a eficácia”, somente a eficácia … esquecendo da “eficiência” e desta forma não conseguindo verificar a “efetividade” do sistema de gestão que esta sendo avaliado!
Dependendo do segmento e do perfil dos clientes, assim como da necessidade de atender requisitos regulatórios, uma empresa pode chegar a ter várias, talvez, 5, 6 ou mais, auditorias durante o ano, considerando os diversos tipos de auditoria (1ª, 2ª e/ou 3ª partes).
Na medida em que estou apresentando as minhas opiniões sobre este assunto, alguns leitores podem estar se perguntando: será que o autor esta criticando o processo de auditoria porque o considera maléfico para as empresas / organizações? Pois bem, em função destas possíveis suposições, gostaria de salientar o benefício que as auditorias trazem para a manutenção dos sistemas de gestão. Estou apenas com este “post” gerando uma oportunidade para debatermos este assunto, às vezes “mascarado” por algumas pessoas.
Existem alguns “obstáculos” comportamentais que tornam as auditorias uma “perda de tempo”, tais como:
§ As pessoas buscam modificar os resultados das suas atividades do dia-a-dia quando estão sendo avaliadas ou questionadas. Infelizmente o melhor exemplo para confirmar esta situação é lembrarmos daquela “pergunta” mal formulada por um auditor inexperiente e que talvez não fosse bem capacitado: “Você realiza de forma correta, conforme a tua instrução de trabalho, as tuas atividades?” … adivinha qual será a resposta do auditado para esta “pergunta”? Um sonoro “Sim”! Consciente ou inconsciente, este comportamento é adotado por pessoas que se sentem ameaçadas. Trata-se, portanto de uma reação de sobrevivência … é instintivo, fazendo com que as pessoas respondam aquilo que lhes parece mais conveniente, em função do medo, e;
§ As pessoas tendem ao relaxamento e a minimização do esforço para a realização das suas tarefas, de abandono lento e gradual das regras utilizadas para demonstrar que um trabalho é eficaz.
Mas por que algumas auditorias “são um saco”, desgastantes, em um clima pesado e sempre próximas de um conflito eminente? Por que em algumas empresas as pessoas não agüentam mais “sofrer” … e nem fazer auditorias? Uma análise da questão poderá nos levar a identificar algumas soluções para melhorar o processo de auditoria, que na minha opinião é um dos instrumentos mais valiosos para ampliar a percepção do funcionamento dos sistemas de gestão.
E você, qual é a sua opinião diante dos “obstáculos” comportamentais que foram apresentados neste “post”?
Aguardaremos as suas opiniões, para que possamos continuar neste assunto em um próximo momento / “post”.
