No Senso de Ordenação, as pessoas definem o local de guarda de cada recurso, inclusive os compartilhados e os pessoais como blusas, bolsas, guarda-chuva, etc. Para facilitar o acesso e a reposição são identificados os recursos e os locais de guarda como prateleiras, armários, gavetas e arquivos. Esta identificação facilita o acesso e a utilização durante a ausência do responsável pelos recursos por outros eventuais usuários como o líder da área, colegas que necessitam acessá-los em um ou outro momento, em períodos de férias ou até mesmo em possíveis substituições.

No Senso de Limpeza, as pessoas que trabalham em escritórios acreditam que nada têm a fazer neste “S”, já que normalmente nestes ambientes não há fontes de sujeira e a limpeza normalmente é feita por uma empresa terceirizada. Apesar desta justificativa ser em parte verdadeira, nada impede que alguns problemas sejam atacados, tais como:

• resíduos provocados pelas pessoas no uso dos espaços coletivos (banheiro, copa, copiadora e impressora compartilhada);
• falta de um tapete na entrada das salas, e;
• poeira que se acumula nos interiores de gavetas, armários e em locais de difícil acesso (atrás de armários e de equipamentos de escritórios).

No final do ano passado, ou seja, em dezembro de 2011, iniciamos um projeto de implementar os critérios do Sistema 5 na empresa GGB Plast Brinquedos e Utilidades Ltda, com sede em Caxias do Sul / RS.

O projeto, além dos tradicionais desafios, somou-se a um expressivo, adequar todas as rotinas, assim como criar novas em tempo recorde: 3 meses!

Para conseguirmos superar este desafio de forma que os colaboradores da GGB Plast consigam assimilar e adaptar estes novos conceitos de acordo com a sua realidade em um curto espaço de tempo, realizamos uma atividade de benchmarking (clique aqui), assim como foi realizado um evento de conscientização com a participação de todos os colaboradores.

Neste evento apresentamos o histórico da empresa, apresentando os desafios iniciais e como eles foram superados como uma justificativa para convidá-los para este novo desafio. Também apresentamos os critérios do Sistema 5, convidando para dar sustentação a esta mudança de comportamento através da implementação em paralelo dos conceitos do Programa 5S.

No final deste evento, convidamos todos os participantes a participarem de uma atividade vivencial, uma dinâmica, utilizando a metodologia do AVAL (Aprendizado Vivencial ao Ar Livre).

Estamos certos que teremos muitas dificuldades ao longo destes 3 meses, mas se visualizarmos em conjunto os benefícios para a empresa e para os colaboradores, as exigências estabelecidas pelo Sistema 5 serão implementadas com muito PIC (Participação, Interesse e Colaboração)!

O blog do Ronaldo Costa Rodrigues, o famoso Qualiblog mudou de endereço na WEB, finalmente se instalando em um domínio próprio! Agora o Qualiblog é um WeBlog!

Este é o novo caminho: www.qualiblog.com.br.

Para que possamos aproveitar ao máximo esta melhoria, o Ronaldo publicou um infográfico, para não possamos perder nada do que foi preparado para tornar a nossa navegação útil e interessante, clique aqui e aproveite este infográfico.

Sucesso para você, Ronaldo!

Em função da origem do 5S ter sido em instalações industriais, atualmente a sua aplicação é universal.

Nos ambientes administrativos, como escritórios, ainda há uma  resistência das pessoas em praticar o 5S por desconhecimento da metodologia e dos ganhos promovidos. A postura para o 5S  tem sido  inadequadamente de que o 5S  tem um benefício  apenas  estético  cujo  esforço  para  praticá-lo  não compensaria os  resultados obtidos. As dicas abaixo apresentam  ganhos  para  empresa  e  para  as  pessoas  com  a prática  do  5S  em  seus  escritórios.

O  grande  ganho  para  as  pessoas  dos  escritórios  com  a prática do 5S é a  racionalização de  tempo e o bem-estar em  um  ambiente  que  normalmente  é  compartilhado  por várias pessoas em um pequeno espaço. Ou seja, o 5S no escritório contribui para uma melhor qualidade de vida no trabalho.

No  SEIRI,  Senso  de  Utilização,  as pessoas  fazem  uma  análise  de todos os  recursos e documentos mantidos nas mesas, gavetas e armários,  descartando  tudo que estiver em excesso,  sem uso  ou  que  sejam  obsoletos.

Para  a  empresa,  esta  prática gera  uma  redução  do consumo  de  itens  de escritório  (caneta,  papel,  tinta  de  impressora,  toner  de copiadora,  energia  para  iluminação  e  ar  condicionado, copos  descartáveis,  etc.).  Para  as  pessoas  esta  atitude individual e coletiva libera espaços para uma melhor organização, gerando uma garantia de que os documentos que ficam estão atualizados e são acessados com mais  facilidade.

Nos próximos posts, iremos continuar este assunto, mas aproveitamos para convidá-los a acessar o seguinte post, já publicado (clique no texto): Organizando a sua mesa de trabalho em um dia (Fonte: adaptado de www.organizesuavida.com.br)

Na semana passada, ou seja, 10, 11 e 12 de janeiro de 2011 estivemos participando do desenvolvimento de uma equipe de Auditores Internos para o SiAC – nível A, na RV Dick S.A. Empreendimentos Imobiliários.

O conteúdo programático deste aprendizado considerou os seguintes tópicos:

• Parte 1 – PBQP-H e SiAC;
• Parte 2 – Gestão por Processos;
• Parte 3 – Interpretação dos requisitos do SiAC – Nível A, e;
• Parte 4 – Processo de auditoria Interna.

Na próxima semana, estaremos acompanhando a primeira rodada de auditoria interna nas áreas administrativas e canteiro de obra.

Desejamos sucesso à todos e que aproveitem ao máximo esta oportunidade de melhoria!

Apenas entre as listadas em bolsa, são 375. Na teoria, o papel do conselho é zelar pelo interesse dos acionistas e traçar estratégias. Mas muitos deles existem apenas para cumprir as exigências da Comissão de Valores Mobiliários. “Ainda são comuns os conselhos que funcionam apenas no papel”, diz Heloísa Bedicks, do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa.

Neste post, iremos publicar tres arquivos que irão auxiliar a colocar em prática o Conselho de Administração em suas organizações:

1. Reportagem publicada pela Revista Exame – edição 143, sob o título “Como fazer – Conselho para valer”, de autoria de Lucas Amorim. Nesta reportagem, através de um “infográfico”, o autor apresenta as leis de ouro aplicadas pela Localiza. A saber, a maior empresa de locação de automóveis do país. Clique aqui para ter acesso a este “infográfico”;
2. Manual IFC de Governança para Empresas Familiares, clique aqui para ter acesso a este manual, e;
3. Guia Prático de Governança Corporativa, clique aqui para ter acesso a este guia.

Se já faz um bom tempo que você não vê sua mesa, prepare-se para reencontrá-la debaixo das pilhas de papel. O tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e de há quanto tempo você não vê sua superfície.

• Prepare sua missão.

Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da missão.

Quando o dia chegar vista roupas confortáveis, coloque sua música favorita para tocar e respire fundo.

• Comece estabelecendo o que é útil no seu dia-a-dia.

Avalie o que realmente é útil para você no seu dia-a-dia.

Defina uma área no seu escritório para realizar o DESCARTE, ou seja, um local onde você irá colocar tudo o que esta sobre a sua mesa de trabalho. Tire tudo de cima e de dentro de sua mesa de trabalho e empilhe nesta área (DESCARTE).

Faça uma análise de cada um destes materiais: “eu realmente utilizo isto diariamente?” Se sim, depois vou organizá-lo sobre a minha mesa, se não, irei colocar depois em gavetas ou quem sabe em um armário próximo da minha mesa de trabalho.

Coloque identificações em cada material, por exemplo com post-it ou simplesmente faça quatro “montes”:

1. o que vai ficar sobre a mesa;
2. o que vai para as gavetas;
3. o que vai para os armários, e;
4. o que vai para o lixo!

Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no chão e comece a dispensar. Mais do que 80% dos papéis podem provavelmente ir para o lixo. As únicas coisas que você deve manter são papéis a respeito de seu atual projeto, o de referência legal futura. Separe os papéis dessas duas categorias em duas pilhas atrás de você. Jogue fora também catálogos, revistas e jornais velhos.

Estabeleça um intervalo antes de continuar.

• Realizando a limpeza.

Limpe a mesa de trabalho com desinfetante e passe um lustra-móveis até que ela pareça nova

• Realizando a organização.

Saia para espairecer por pelo menos uma hora, aproveite para comprar suprimentos como um bloco de papel, um porta-lápis e caneta, um arquivo vertical – a não ser que tenha uma gaveta de arquivo – para arquivar papéis que utiliza todos os dias. Não se esqueça das etiquetas e de um porta-disquete e CD-ROM se você ainda não os tiver.

Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você manteve.

Categorize e organize os arquivos diários nas novas pastas.

Etiquete tudo de forma que fique claro para você o conteúdo de cada pasta.

Para os documentos e papéis que não são usados com frequência, coloque em seu gabinete de arquivos, se já tiver um. Se não tiver, guarde-os em uma cesta e aprenda a organizar um sistema de arquivos em matérias disponíveis no nosso portal.

Organize sua mesa de trabalho.

Coloque o telefone de volta sobre a mesa. Se você é canhoto deixe o telefone do lado direito de sua mesa e vice-versa, assim você pode falar ao telefone e escrever ao mesmo tempo. O bloco de papel que acabou de comprar deve ficar próximo ao telefone.

Coloque suprimentos dentro de seu porta-lápis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas que não funcionam e toquinhos de lápis.

Separadores para serem colocados dentro de gavetas mantêm seus itens em ordem e no lugar certo.

Se você tiver espaço para os materiais de escritório em sua mesa, separe uma gaveta para eles, se não os coloque em um armário específico. Sua agenda agora tem espaço em sua mesa.

Apenas os papéis relacionados ao seu projeto atual podem ficar em sua mesa.

Deixe uma lixeira para papéis próxima a sua mesa. Assim você não começa a acumular papéis inúteis novamente.

Encontre o local adequado para guardar o que restou (lembre-se dos 4 “montes”).

Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritório.

Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos que acabou de comprar e próximos a seu computador.

Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.

Dica Importante: Separe pelo menos 15 minutos do seu dia para limpar sua mesa.

Praticamente todas as firmas utilizam metas para medir o desempenho de departamentos e colaboradores, independentemente do nível hierárquico e função. Ao topo da pirâmide temas mais abrangentes, estratégicos e de longo prazo. Já para a base, ações táticas e de curto prazo. Operacionalizá-las é função do corpo gerencial, localizados no meio da figura.
Apesar de simples, estabelecê-las esconde alguns segredos. Objetivos inalcançáveis, prazos exíguos, escopo amplo ou impossibilidade de medi-las podem desmotivar os colaboradores. Aprecio a técnica SMART, a qual menciona que as metas devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e tangíveis, já traduzidas para o português.
Vejamos:

• Específicas: aumentar o market share, reduzir a inadimplência ou penetrar um novo mercado são metas interessantes, porém muito gerais. Para torná-las menos genéricas é necessário um maior nível de detalhamento. Conquistar dois pontos de market share no mercado carioca, através da penetração na classe A da zona sul , por exemplo, seria algo bem mais específico.

• Mensurável: ainda na mesma linha, é necessário medir os dois pontos de market share obtidos, sejam eles em unidades físicas, monetárias ou margens de contribuição. Caso contrário, um vendedor poderia conquistá-lo oferecendo grandes descontos, comprometendo a lucratividade.

• Atingível: imagine um novo entrante no setor de bebidas, cuja meta seja obter metade do mercado da Coca-Cola. Apesar de desafiadora é na prática inatingível, mesmo que pertença a um grupo com grande poderio financeiro. O feitiço neste caso virará contra o feiticeiro, arrefecendo os ânimos dos envolvidos num curto período de tempo.

• Realista: algumas multinacionais têm sofrido deste mal após 2008. Com os mercados maduros em queda, executivos globais recorrem aos emergentes para cobri-los. É comum aplicar taxas de crescimento chinesas à filiais brasileiras, ao mesmo tempo em que se solicitam margens de lucro cada vez mais elevadas. São as conhecidas metas para inglês ver.

• Tangíveis: aqui entra o critério tempo, em meu ponto de vista o corolário de todos os anteriores. Um prazo muito curto pode desmotivar os envolvidos pela impossibilidade de cumprimento, enquanto sua falta pode levar a acomodação. O governo brasileiro é mestre neste quesito, aplicando-os em suas duas vertentes.

Em minha experiência pude verificar que alguns gestores têm dificuldade em utilizar o critério SMART, criando metas muito amplas, fracas ou inatingíveis, as quais não contribuem para o resultado da empresa. Sugiro que comece aplicando-o ainda neste ano, revisando as metas estabelecidas. Talvez seja um bom programa aos que ficarão de castigo, nesta época de telefones mudos.

Para auxiliar neste planejamento, estamos disponibilizando neste post um modelo de cronograma físico e também financeiro com o objetivo de no final de 2012 conseguir a certificação ISO 9001 da empresa no qual esteja trabalhando!

Neste modelo, vocês terão todas as ações necessárias para conseguir criar uma cultura de melhoria contínua!

Os investimentos citados ao longo deste modelo de cronograma seriam para a consultoria, incluindo treinamentos que julgamos em nossa experiência de 16 anos de trabalhos, os mínimos necessários! Não estamos considerando as despesas de deslocamento / hospedagem / alimentação / impostos neste modelo de cronograma.

À título de planejamento orçamentário, devemos também considerar os investimentos necessários em melhorias nas infraestruturas, assim como por exemplo, calibrações em equipamentos de medição e monitoramento. Devemos considerar os investimentos para a realização da Pré-Auditoria e Auditoria de Certificação com o Organismo Certificador que a empresa considere o mais adequado para ser parceiro em um contrato de 3 anos!

Ficamos à disposição para maiores esclarecimentos sobre as diversas ações contidas neste modelo de cronograma!

Clique aqui para realizar o download do cronograma.

Feliz 2012, com muita prosperidade e lucratividade!