Dando continuidade aos nossos artigos e posts sobre sucessão familiar nas organizações brasileiras, localizamos um excelente artigo, publicado na revista Vidro Plano (edição 434) que descreve como o segmento de empresas processadoras de vidro estão administrando / gerenciando esta situação. No artigo, vocês poderão analisar os depoimentos de 16 empresas deste segmento, ou seja, como na prática, a sucessão familiar funciona … ou não funciona!

Clique aqui e acesse a reportagem na íntegra.

Clique aqui os últimos artigos que publicamos sobre este assunto!

Saiba passo a passo como colocar as coisas em ordem e diminua o stress!

Se já faz um bom tempo que você não vê sua mesa, prepare-se para reencontrá-la debaixo das pilhas de papel. O tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e de há quanto tempo você não vê sua superfície.

• Prepare sua missão.

Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da missão.

Quando o dia chegar vista roupas confortáveis, coloque sua música favorita para tocar e respire fundo.

• Comece estabelecendo o que é útil no seu dia-a-dia.

Avalie o que realmente é útil para você no seu dia-a-dia.

Defina uma área no seu escritório para realizar o DESCARTE, ou seja, um local onde você irá colocar tudo o que esta sobre a sua mesa de trabalho. Tire tudo de cima e de dentro de sua mesa de trabalho e empilhe nesta área (DESCARTE).

Faça uma análise de cada um destes materiais: “eu realmente utilizo isto diariamente?” Se sim, depois vou organizá-lo sobre a minha mesa, se não, irei colocar depois em gavetas ou quem sabe em um armário próximo da minha mesa de trabalho.

Coloque identificações em cada material, por exemplo com post-it ou simplesmente faça quatro “montes”:

1. o que vai ficar sobre a mesa;
2. o que vai para as gavetas;
3. o que vai para os armários, e;
4. o que vai para o lixo!

Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no chão e comece a dispensar. Mais do que 80% dos papéis podem provavelmente ir para o lixo. As únicas coisas que você deve manter são papéis a respeito de seu atual projeto, o de referência legal futura. Separe os papéis dessas duas categorias em duas pilhas atrás de você. Jogue fora também catálogos, revistas e jornais velhos.

Estabeleça um intervalo antes de continuar.

• Realizando a limpeza.

Limpe a mesa de trabalho com desinfetante e passe um lustra-móveis até que ela pareça nova

• Realizando a organização.

Saia para espairecer por pelo menos uma hora, aproveite para comprar suprimentos como um bloco de papel, um porta-lápis e caneta, um arquivo vertical – a não ser que tenha uma gaveta de arquivo – para arquivar papéis que utiliza todos os dias. Não se esqueça das etiquetas e de um porta-disquete e CD-ROM se você ainda não os tiver.

Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você manteve.

Categorize e organize os arquivos diários nas novas pastas.

Etiquete tudo de forma que fique claro para você o conteúdo de cada pasta.

Para os documentos e papéis que não são usados com frequência, coloque em seu gabinete de arquivos, se já tiver um. Se não tiver, guarde-os em uma cesta e aprenda a organizar um sistema de arquivos em matérias disponíveis no nosso portal.

Organize sua mesa de trabalho.

Coloque o telefone de volta sobre a mesa. Se você é canhoto deixe o telefone do lado direito de sua mesa e vice-versa, assim você pode falar ao telefone e escrever ao mesmo tempo. O bloco de papel que acabou de comprar deve ficar próximo ao telefone.

Coloque suprimentos dentro de seu porta-lápis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas que não funcionam e toquinhos de lápis.

Separadores para serem colocados dentro de gavetas mantêm seus itens em ordem e no lugar certo.

Se você tiver espaço para os materiais de escritório em sua mesa, separe uma gaveta para eles, se não os coloque em um armário específico. Sua agenda agora tem espaço em sua mesa.

Apenas os papéis relacionados ao seu projeto atual podem ficar em sua mesa.

Deixe uma lixeira para papéis próxima a sua mesa. Assim você não começa a acumular papéis inúteis novamente.

Encontre o local adequado para guardar o que restou (lembre-se dos 4 “montes”).

Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritório.

Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos que acabou de comprar e próximos a seu computador.

Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.

Dica Importante: Separe pelo menos 15 minutos do seu dia para limpar sua mesa.

Objetivos inalcançáveis, prazos exíguos, escopo amplo ou impossibilidade de medi-las podem desmotivar os colaboradores.
O mundo corporativo já entrou em contagem regressiva, faltando menos de uma semana para as festas de final de ano. Grande parte das empresas costuma programar férias coletivas neste período, época em que quase nada se decide no campo dos negócios. Apesar do marasmo, aproveite para definir os principais objetivos a você e sua equipe para o próximo ano.

Praticamente todas as firmas utilizam metas para medir o desempenho de departamentos e colaboradores, independentemente do nível hierárquico e função. Ao topo da pirâmide temas mais abrangentes, estratégicos e de longo prazo. Já para a base, ações táticas e de curto prazo. Operacionalizá-las é função do corpo gerencial, localizados no meio da figura.
Apesar de simples, estabelecê-las esconde alguns segredos. Objetivos inalcançáveis, prazos exíguos, escopo amplo ou impossibilidade de medi-las podem desmotivar os colaboradores. Aprecio a técnica SMART, a qual menciona que as metas devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e tangíveis, já traduzidas para o português.
Vejamos:

• Específicas: aumentar o market share, reduzir a inadimplência ou penetrar um novo mercado são metas interessantes, porém muito gerais. Para torná-las menos genéricas é necessário um maior nível de detalhamento. Conquistar dois pontos de market share no mercado carioca, através da penetração na classe A da zona sul , por exemplo, seria algo bem mais específico.

• Mensurável: ainda na mesma linha, é necessário medir os dois pontos de market share obtidos, sejam eles em unidades físicas, monetárias ou margens de contribuição. Caso contrário, um vendedor poderia conquistá-lo oferecendo grandes descontos, comprometendo a lucratividade.

• Atingível: imagine um novo entrante no setor de bebidas, cuja meta seja obter metade do mercado da Coca-Cola. Apesar de desafiadora é na prática inatingível, mesmo que pertença a um grupo com grande poderio financeiro. O feitiço neste caso virará contra o feiticeiro, arrefecendo os ânimos dos envolvidos num curto período de tempo.

• Realista: algumas multinacionais têm sofrido deste mal após 2008. Com os mercados maduros em queda, executivos globais recorrem aos emergentes para cobri-los. É comum aplicar taxas de crescimento chinesas à filiais brasileiras, ao mesmo tempo em que se solicitam margens de lucro cada vez mais elevadas. São as conhecidas metas para inglês ver.

• Tangíveis: aqui entra o critério tempo, em meu ponto de vista o corolário de todos os anteriores. Um prazo muito curto pode desmotivar os envolvidos pela impossibilidade de cumprimento, enquanto sua falta pode levar a acomodação. O governo brasileiro é mestre neste quesito, aplicando-os em suas duas vertentes.

Em minha experiência pude verificar que alguns gestores têm dificuldade em utilizar o critério SMART, criando metas muito amplas, fracas ou inatingíveis, as quais não contribuem para o resultado da empresa. Sugiro que comece aplicando-o ainda neste ano, revisando as metas estabelecidas. Talvez seja um bom programa aos que ficarão de castigo, nesta época de telefones mudos.

Valores e Atitudes são dois fatores que fazem parte do nosso dia-a-dia. São oso nossos valores que condicionam as nossas atitudes que diariamente demonstramos em nossas ações, fruto das escolhas que fazemos. Basicamente, valores e atitudes refletem aquilo que somos!
Partindo deste princípio, podemos então estabelecer que as nossas atitudes expressam os nossos valores! Isto, seguindo o principio da coerência.
•    Valores
Chamamos valores às nossas convicções, às nossas crenças, aquilo em que acreditamos. São as crenças que norteiam o nosso desempenho, aquilo que fazemos e a forma como fazemos.
•    Atitudes
As atitudes são as ações. É tudo aquilo que exteriorizamos através do que fazemos.
Todos nós estabelecemos a nossa forma de trabalho por valores que orientam e moldam a nossa visão  e, por princípio, deverão refletir em nossas atitudes, mas nem sempre é assim! Acontece por vezes (ou por várias vezes), VALORES e ATITUDES não se encontrarem! Percebemos isso quando temos a impressão que o que estamos realizando, ou como estamos fazendo, nos deixa inseguros, desconfortáveis ou pouco à vontade quando observados por outros, ou quando nos vemos na contingência de explicar as nossas opções.
O problema surge quando percebemos que esse valor, ao contrário do que seria desejável, não possui força suficiente para se traduzir em atitudes, nas nossas ações. No nosso trabalho esta incoerência traduz-se nas nossas opções, estratégias, atividades que propomos, na priorização dos nossos objetivos ou orientação que damos ao rumo que estabelecemos. Nesse caso, os nossos valores não se conectam nas nossas atitudes. Preste atenção! Pergunte-se e reflicta:
No seu dia-a-dia, valores e atitudes estão em sintonia?
Feliz 2012!
Fico à disposição de vocês!
Gislaine Argelim Barbosa
Email: gislaine@simplessolucoes.com.br

Dando continuidade ao post anterior (clique aqui) sobre a nova versão 2011 da ISO 19011 (Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão) gostaríamos de apresentar uma “dica” de leitura sobre este assunto enquanto a versão em português ainda não foi publicada, ou seja, a futura ABNT NBR ISO 19011:2012.
Esta “dica de leitura” vem do nosso amigo e aliado, o Ronaldo Costa Rodrigues, fundador do WeBlog “Qualiblog”, recentemente, o Ronaldo publicou 4 posts onde comenta o conteudo da versão 2011 da ISO 19011, segue os links destes 4 posts:
1.    ISO 19011:2011 – O que haverá de novo? (parte 1)
2.    ISO 19011:2011 – O que haverá de novo? (parte 2)
3.    ISO 19011:2011 – O que haverá de novo? (parte 3)
4.    ISO 19011:2011 – O que haverá de novo? (parte 4)
Muito obrigado, Ronaldo, por compartilhar seu conhecimento!

Nada como iniciar o ano com uma meta audaciosa, tanto para nós, pessoas, como para a empresa no qual trabalhamos e que queremos também o seu bem!

Para auxiliar neste planejamento, estamos disponibilizando neste post um modelo de cronograma físico e também financeiro com o objetivo de no final de 2012 conseguir a certificação ISO 9001 da empresa no qual esteja trabalhando!

Neste modelo, vocês terão todas as ações necessárias para conseguir criar uma cultura de melhoria contínua!

Os investimentos citados ao longo deste modelo de cronograma seriam para a consultoria, incluindo treinamentos que julgamos em nossa experiência de 16 anos de trabalhos, os mínimos necessários! Não estamos considerando as despesas de deslocamento / hospedagem / alimentação / impostos neste modelo de cronograma.

À título de planejamento orçamentário, devemos também considerar os investimentos necessários em melhorias nas infraestruturas, assim como por exemplo, calibrações em equipamentos de medição e monitoramento. Devemos considerar os investimentos para a realização da Pré-Auditoria e Auditoria de Certificação com o Organismo Certificador que a empresa considere o mais adequado para ser parceiro em um contrato de 3 anos!

Ficamos à disposição para maiores esclarecimentos sobre as diversas ações contidas neste modelo de cronograma!

Clique aqui para realizar o download do cronograma.

Feliz 2012, com muita prosperidade e lucratividade!

Apresentamos a seguir um mecanismo para que você verifique se suas percepções coincidem com a de seus funcionários.

No ambiente atual, se ficar parado, você fica para trás!

É essencial tomar as decisões corretas no tempo certo!

É desafiante seguir essas decisões!

Segundo um levantamento sobre o perfil dos Principais Funcionários Executivos (CEOs na sigla em inglês), a fundação Malcolm Baldrige notou que os CEOs acreditavam que implementar as estratégias é três vezes mais difícil do que desenvolve-las. Se a implementação é tão desafiadora, a questão é: Você está progredindo? Como sabe disso?

• Sua visão, missão, valores/princípios e planos estão sendo implementados? Como sabe disso?
• Eles são compreendidos pela sua equipe de liderança? Como sabe disso?
• Eles são compreendidos por todos os funcionários? Como sabe disso?
• Sua comunicação é eficiente? Como sabe disso?
• A mensagem é bem recebida? Como sabe disso?

Estamos progredindo? Propões-se a ajudá-lo a saber. Proporciona um mecanismo para que você verifique se suas percepções coincidem com as de seus funcionários. Irá ajuda-lo a concentrar seus esforços de melhorias e comunicações nas áreas que exigem a maior atenção. Para as ORGANIZAÇÕES que estão utilizando os critérios Baldrige de Excelência, o questionário é conveniente organizado pelas sete categorias de Critérios. Para aquelas que não utilizam os critérios Baldrige, ao procurarem estas Categorias de Critérios onde este questionário identifica oportunidades de melhorias, poderão obter ajuda para identificar algumas idéias-chaves.

Nunca é cedo demais para começar a melhorar a comunicação. Pergunte a opinião de seus funcionários. Eles apreciarão a oportunidade – e a ORGANIZAÇÃO se beneficiará com suas respostas!

Um mecanismo de Avaliação do Programa Nacional de Qualidade Baldrige:

• Este questionário poderá ajuda-lo a avaliar como sua ORGANIZAÇÃO está funcionando e a averiguar o que precisa ser melhorado.
• Incentivamos você a gerar cópias e distribuí-lo a seus funcionários, gerentes e supervisores, ou a sua equipe de liderança.
• Você pode modificar o questionário para direciona-lo a suas necessidades específicas (ex. adicionar perguntas, usar linguagem específica de sua ORGANIZAÇÃO).

ESTAMOS PROGREDINDO?

Sua opinião é importante para nós. Há 40 frases a seguir. Para cada frase, escolha o item que melhor representa o que sente (discordo plenamente, discordo, concordo, concordo plenamente). O que você sente vai ajudar-nos a decidir onde temos mais necessidades de melhorar, nós não olharemos respostas individuais, mas necessidades de melhorar. Nós não olharemos respostas individuais, mas usaremos as informações do grupo para tomar decisões. Completar o questionário tomará 10 ou 15 minutos do seu tempo.

A sua opinião sincera é muito importante, pois estamos num processo de melhoria contínua.

Cada um é responsável para que juntos possamos construir, a cada dia, a ORGANIZAÇÃO que queremos!

Responda ao questionário abaixo assinalando como você se sente quanto às situações apresentadas. Coloque um “X” no espaço correspondente à figura que melhor represente seu sentimento, ou seja, se você se sente:

Assinale somente uma das alternativas de cada um dos itens. Faça esse trabalho com sinceridade e sem receio. Leia mais clicando aqui »

Na semana passada participamos de uma atividade de Benchmarking (vide post anterior), mas fica sempre uma dúvida quando realizamos estas atividades, ou seja: participamos de uma visita técnica ou realmente realizamos uma atividade de Benchmarking?

Para auxiliar nesta reflexão, poderíamos fazer outras perguntas, tais como:

• Preparamos-nos de que forma para realizar o Benchmarking?
• Quais os resultados que obtivemos com este Benchmarking?

Com a finalidade de tornar mais claro e aplicável esta metodologia de comparação, desenvolvemos uma Cartilha sobre este assunto, clique aqui e tenha acesso a este material. Este documento foi desenvolvido a partir do Código de Conduta da International Benchmarking Clearinghouse (IBC), clique aqui e tenha acesso, também a este material.

Esta semana, mais especificadamente na segunda-feira, participamos de uma atividade de Benchmarking! Vocês sabem qual é realmente o conceito de Benchmarking?

Benchmarking = Método para comparar o desempenho de algum processo, prática de gestão ou produto da organização, com o de um processo, prática ou produto similar que esteja sendo executado de maneira mais eficaz e eficiente, na própria ou em outra organização, visando atender as razões do desempenho superior, adaptar a realidade e implementar melhorias significativas.

Pois bem, agora que “nivelamos” o conceito, podemos continuar o assunto principal deste post. Na segunda-feira, um grupo de colaboradores, inclusive Diretores, da GGB Plast realizaram benchmarking na Brinquedos Junges. O grupo da GGB Plast era de 10 pessoas, sendo recepcionados pelo Srs. Edison Junges e Hélio Junges, Diretores da  Brinquedos Junges. A apresentação também foi conduzida pelo Sr. Geison Junges, Coordenador do Sistema de Gestão Junges.

A finalidade deste benchmarking foi de comparar e entender o processo de implementação dos requisitos do Sistema 5 – Certificação de Brinquedos, assim como a forma como foi implementada a cultura de 5S nesta empresa. Veja as imagens desta visita, logo abaixo.

Ambas as empresas são clientes da Simples Soluções^®, sendo que a GGB Plast esta em processo de implementação do Sistema 5 com um prazo pequeno de apenas 3 meses! Desta forma, sugerimos o benchmarking ma Brinquedos Junges, assim poderão perceber “in loco” e na prática como processo foi realizado, minimizando atrasos e fazendo com que os esforços sejam concentrados!

A todos da Brinquedos Junges o nosso agradecimento por receber este grupo de colaboradores da GGB Plast, e para a equipe da GGB Plast desejamos muito PIC (Participação, Interesse e Colaboração) neste projeto desafiador de buscar em 3 meses a adequação dos requisitos do Sistema 5 – Certificação de Brinquedos!

Nos próximos post, iremos explicar melhor esta metodologia de Benchmarking!

Tenham o hábito de evidenciar quaisquer realizações especiais dos subordinados, até mesmo um simples gesto que vocês tenham observado de limpeza de um espaço que não era atribuição do funcionário. O pequeno gesto é importante, é comprometimento e ser proativo.

Lembrem-se também de observar os seus sucessos em sua jornada como lideranças. As suas vitórias.

Como vocês trabalham distante das lideranças superiores, é importante o envio de e-mail com repórter de acontecimentos bons, de ganhos com produtividade de funcionários, de economias realizadas. Resultados de pesquisas de opinião com clientes elogiando o bom serviço! Assim estarão alimentando a historia de sua gestão.

Comemorem as conquistas!

No grupo, tem pessoas que você sabe que não são muito produtivas? Gostariam de dar uma sacudida no moral e conseguir ter a equipe mais envolvida? Aqui estão umas idéias simples de como você é capaz de levar as pessoas a amar o que fazem.

Envolva-os na situação!

- Quando alguém sente que os seus pensamentos são valorizados elas vão ter responsabilidade sobre o  que eles estarão a sugerir para tentar realizar. Toda sugestão de funcionário deve ser valorizada, anotada, e se não colocada em pratica, devem dar o retorno informando os motivos e ressaltando que foi importante a contribuição.

Elas são as pessoas envolvidas mais diretamente nas atividades e terão pensado na melhoria dos processos, procedimentos e produtividade. A sensação de contribuir com algo fará com que elas amem o que fazem. E a sensação de estar contribuindo acontece quando a liderança dá a atenção ao que o funcionário apresenta e pratica o exercício do retorno:  >>>> POSITIVO OU NEGATIVO. Sempre tem que ter o retorno.

Façam saber que vocês se preocupam com as suas vidas fora da equipe ou com a sua situação presente. Conversar com eles sobre o dia a dia vai torná-los mais confortáveis para falar com você quando tiverem problemas.

Ouvir, ouvir e ouvir.

Mesmo que vocês pensem que dedicam todo o tempo para cada funcionário, ainda não é  suficiente, na visão deles. Quando uma pessoa vem até você com um problema dê-lhes a sua atenção completa. Seja solidário ouvindo.

Saiba encurtar conversas, pensando no monitoramento do seu tempo. Não atenda o telefone ou olhe para o seu relógio. Dê-lhes todo o tempo de que necessitam, nada é mais crucial do que aquela pessoa naquele momento.

Ao estimular as idéias dos funcionários, poderá acontecer de se ver envolvido com muitas idéias, aí é o momento de parar para refletir: será que tem tanta coisa errada ou estou com problema de gestão? Será que estou conseguindo classificar os problemas macros e micros e dar a eles o tratamento e atenção adequados?

Comemore e estimule

Comemore! Conquistas, objetivos, com sua equipe.  Você é capaz de reconhecê-los numa base individual através do envio de e-mails de agradecimento. Um pouco de reconhecimento no grande gripo é fantástico. Porém precisa ser bem dosado para não gerar insatisfações. Preocupem-se em elogiar sempre pessoas diferentes no grande grupo, cada semana é a vez de um. Se acontecer de não conseguir encaixar algum, este poder um funcionário que precise de treinamento.

É importante jogar jogos de construção de estímulos positivos nas reuniões semanais com a equipe e recompensá-los com alguns exemplos de ações boas no decorrer da semana.

Quem é que não gosta de ser reconhecido? Com esta pratica, exercitas o estímulo à capacidade de melhorar os processos de trabalho.

Ter alguma alegria

Não há nada mais produtivo que estimular  um pouco de alegria no ambiente de trabalho, basta ter a certeza de que não vai contra  as políticas da empresa, pois a do cliente é encontrar pessoas felizes, afinal estão ali para se divertir, num momento de lazer.

Logo você vai se descobrir rindo, sorrindo e compartilhando com tudo o que eles fazem!

Pensamento positivo, nada melhor que isso neste momento de arrancada de final de ano, onde o trabalho se multiplica, os problemas também e a necessidade de saber como lidar com eles é fundamental.

Fico à disposição de vocês!

Maria Francisca Reis – formação superior em Pedagogia e Técnico em Contabilidade, já atuou como gerente e consultora em diversas áreas de serviços, turismo e lazer.

E-mail: mfranreis@gmail.com