SIMPLES SOLUÇÕES

Já estamos no segundo semestre e as organizações necessitam pensar na criação/revisão do planejamento estratégico. Depois de “planejado”, será hora de executar, mas como fazer isso? Qual metodologia utilizar? Nesse artigo será abordada como funciona a metodologia de Gerenciamento por Projetos.

O cenário atual de competitividade leva as organizações a viverem em permanente estado de mudança, procurando metodologias para garantir o sucesso de seus projetos. Uma das metodologias encontradas é a de Gerenciamento de Projetos, que consiste em gerenciar o projeto de forma a integrar todos os aspectos.

A execução de projetos é uma atividade complexa, pois é necessário estabelecer um método que estruture o planejamento de forma que os objetivos estratégicos sejam atingidos dentro dos prazos, com os custos definidos e da maneira pela qual se imaginou, incorporando as características de cada organização.

As empresas devem planejar seu futuro no curto e no longo prazo para efetivamente terem sucesso e alcançarem seus objetivos.

A dificuldade se encontra quando aparecem as falhas no planejamento, como problemas mais comuns que circundam as organizações, citam-se: cronogramas e orçamentos extrapolados, abandono de planos de ação, horas extras, acúmulo de trabalho, equipe desmotivada e resultado diferente do esperado. Percebe-se então que os maiores problemas nas organizações são gerenciais e não técnicos.

No longo prazo, nenhuma organização sobrevive sem gerenciar suas principais estratégias, e é nesse ponto que entra o Gerenciamento de Projetos – uma metodologia de conhecimentos técnicos, habilidades e ferramentas na condução das atividades de um projeto, atendendo aos objetivos predefinidos de prazo, custo e qualidade. A cada dia esse assunto ganha mais destaque, em virtude de sanar os projetos mal geridos, o que são um convite ao fracasso e ao desperdício nas organizações.

Para um bom desenvolvimento de um Gerenciamento de Projetos é fundamental um procedimento padronizado para obter:

• Planejamento de projetos adequado;
• Trabalho em equipe;
• Integração e padronização de seus projetos;
• Método de Controle e Melhoria Contínua;
• Priorização dos projetos de acordo com as estratégias da empresa;
• Alocação de recursos,  e;
• Análise de desempenho.

Problemas mais comuns na implantação de projetos: objetivo confuso, execução confusa, falhas na execução por falta de planejamento, falta de recursos alocados para o projeto, entre outros. De nada adianta implementar um projeto se não fizermos a medição de sua eficiência e, para isso, é importante controlar se o projeto atingiu o objetivo proposto – nesse caso é importante que seja através de indicadores com foco em prazo, custo e qualidade.

Outras dicas para um bom trabalho:

• Definir bem o escopo do projeto, pois não há nada pior que um projeto interminável;
• Garantir que a equipe tenha as pessoas certas e seja do tamanho certo;
• Avalie os riscos do projeto, se o risco for muito alto, pode ser melhor abandonar o projeto;
• Dedicação e apoio de todas as áreas envolvidas com o projeto;
• Estabelecer um comitê para analisar o acompanhamento das atividades, bem como a definição nos pontos de decisão;
• Buscar apoio externo quando necessário, pois especialistas podem trazer idéias valiosas;
• Dar poder à equipe de trabalho, para que tenha liberdade de criar e desenvolver melhor seus projetos;
• Reconhecer a equipe de trabalho, por intermédio da Presidência, Diretoria, Patrocinador ou pelo Gerente;

O Gerenciamento de Projetos pode ser utilizado em qualquer projeto nas organizações, desde grandes propostas, como a criação de uma empresa, até projetos menos complexos. Ele permite realizar mais trabalhos em menos tempo, otimizando o número de pessoas, tornando a organização mais eficiente e melhorando efetivamente a relação entre os setores através do trabalho em equipe.