Quando o 5S foi criado no Japão no final de década de 50 não existiam computadores pessoais. Por conta disto, a prática de seus conceitos ficou limitada às coisas físicas e comportamentais. Apesar de algumas empresas pregarem a prática do 5S nos computadores, existe pouca ou nenhuma sistemática para tal; há pouca continuidade na abordagem e os resultados têm sido pífios e incapazes de formar uma cultura. Desta forma, resta a pergunta: Como fazer o 5S nos computadores?
À medida que avançamos no tempo, o ser humano convive e depende cada vez mais dos meios eletrônicos. No entanto, poucas empresas e pessoas adequam a prática de 5S aos seus computadores. A conseqüência é o acúmulo desenfreado de memória dos computadores e servidores e a própria perda de tempo na localização de um arquivo.
Algumas iniciativas têm sido criadas pelas áreas de Tecnologia e Informação (T&I), como a limitação de memória da caixa de correios eletrônicos e a exclusão de arquivos não manuseados há um certo tempo. O problema é a necessidade da flexibilização para diversas situações que estas regras não se enquadram. Além do mais, a prática do 5S nos computadores não pode se limitar apenas à eliminação de arquivos obsoletos, mas deve se estender à organização dos arquivos. Para estas duas vantagens, a prática dependerá mais uma vez de uma mudança comportamental e não apenas de regras oriundas de um determinado departamento.
Para que uma pessoa ou empresa tenha sucesso na prática do 5S nos computadores, deve primeiramente entender o mecanismo da mudança comportamental proposta pela metodologia do 5S. A iniciação do 5S pelos Sensos de Utilização, Ordenação e Limpeza (os 3 primeiros “S”) é devida ao fato de que a internalização de um novo hábito se torna mais fácil quando as pessoas utilizam o máximo de seus sentidos naturais após receberem determinadas informações.
O processo de separar as coisas materiais necessárias das desnecessária, ordenar as coisas materiais de acordo com suas características e freqüência de uso e manter a limpeza material no dia-a-dia, leva as pessoas a “concretizarem” na sua mente uma nova prática de uma maneira mais rápida e mais perene. Ou seja, a transformação das atitudes ocorre inicialmente em um nível fora de abstrações. A partir da consolidação destes 3 primeiros “S”, as pessoas estão preparadas para “trabalhar” aspectos mais abstratos. Daí porque o Senso de Saúde e o Senso de Autodisciplina só conseguem sucesso efetivo após as pessoas já praticarem com naturalidade os Sensos de Utilização (ter apenas o necessário), o Senso de Ordenação (um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar) e o Senso de Limpeza (manter o ambiente limpo no dia-a-dia).
É em conjunto ou mesmo após a consolidação destes 2 últimos “S” que há uma probabilidade maior de sucesso na aplicação do 5S nos computadores. Isto significa que, quando pessoas e empresas precipitam esta implantação, dificilmente terão sucesso em sua continuidade. A solução, portanto, é:
- Consolidar os 3 primeiros “S”;
- Implantar e Consolidar os 2 últimos “S” para depois, e somente depois;
- Implantar o 5S nos computadores.
Tentativas diferentes desta seqüência só terão sucesso para um número limitadíssimo de pessoas ou por um período muito curto de tempo, muitas vezes sustentados por determinações da área de Tecnologia e Informação.
Uma vez, empresas ou pessoas, vencendo os requisitos citados acima, a recomendação para a implantação do 5S nos computadores seria:
1 – Programar o Dia D do computador
Da mesma forma que foi feito um dia D para a Limpeza e o descarte das coisas materiais obsoletas na implantação do 5S, programa-se o 5S do computador elegendo um dia para a empresa ou cada departamento fazer uma “Limpeza” em seus computadores. Esta atividade consiste em excluir arquivos obsoletos; gravar em CD´s arquivos de fotos e apresentações “pesadas”; renomear arquivos e Diretórios que estão com denominações confusas; ordenar arquivos em no máximo 3 níveis de diretórios. Estas atividades se estendem à Caixa de Correio Eletrônico. Para tanto, algumas dicas:
- Além de liderar todo o processo de comunicação, a área de Tecnologia e Informação faz um backup de todos os arquivos de rede para evitar perdas irreparáveis e “fotografa” a memória ocupada por cada departamento antes do Dia D;
- Cada departamento elege “facilitadores” para fazer a “Limpeza” dos Diretórios Compartilhados (uso exclusivo do departamento) e do Diretório do Departamento que está no Drive “Público” (consultado por toda a empresa).
- Após a “Limpeza” dos Diretórios Compartilhados e do Público, a prioridade é para aqueles de uso exclusivo de cada pessoa. Isto inclui a caixa de correio a qual normalmente é indevidamente entendida como sendo um espaço de “Uso Pessoal”. Isto porque os usuários, pelo fato de acessarem com uma senha, acreditam que a empresa não deve monitorar as mensagens ali presentes. Eles esquecem que grande parte deste conteúdo refere-se à sua rotina. Logo, devem estar devidamente ordenadas para que sejam localizadas facilmente por possíveis substitutos. Da mesma forma que as pessoas costumam ter gavetas e até armários para a guarda de objetos pessoais, elas podem criar uma sub-pasta na sua caixa de correio eletrônico para o arquivamento de documentos puramente pessoais.
2 – Divulgar o Resultado do Dia D
Também da mesma forma que no Lançamento do 5S foram divulgados os volumes de materiais descartados, a área de Tecnologia e Informação deve informar de maneira ilustrativa o volume de memória liberada por cada departamento, em valores absolutos e em valores relativos. Não é interessante que estes números sejam utilizados para premiar ou destacar determinada área, já que eles não obrigatoriamente representam o nível de esforço e de organização dos departamentos.
3 – Divulgar técnicas para a prática do 5S nos computadores
O Gestor do 5S, em conjunto com a área de Tecnologia e Informação, deve divulgar de maneira gradual e com ilustrações, regras e dicas para a otimização do uso dos computadores, tais como:
- Evitar deixar para o dia seguinte a resposta para as mensagens recebidas
- Dar um destino efetivo no primeiro contato com a mensagem. Lembrar que este é o momento mais adequado para o usuário tratá-la
- Não acumular mensagens em caixas de entrada
- Esvaziar as pastas de itens excluídos e limpar periodicamente a pasta de itens enviados
- Não passar “correntes”
- Não enviar cópias desnecessariamente, apenas para “se cobrir” ou “mostrar trabalho” para os chefes
- Não arquivar, em dois lugares, documentos e anexos recebidos
- Dar uma denominação mais “familiar” para anexos recebidos e que necessitam ser arquivados fora da caixa de correio
- Criticar o emitente quando receber mensagens desnecessárias e carregadas de figuras em que nada acrescentam
- Criar um link para que o destinatário da mensagem possa acessar a outro documento sem necessidade de anexá-lo
- Não guardar arquivos desnecessariamente
- Procurar salvar fotos e apresentações “pesadas” em CD´s
- Estabelecer um período para fazer uma análise dos arquivos guardados buscando eliminar os desnecessários
- Retirar da caixa de entrada arquivos obsoletos e aqueles que podem ser arquivados em outras pastas, na rede ou na CPU
4 – Auditar os computadores
Incluir os computadores nas auditorias de 5S. Esta atividade é feita com uma apresentação do auditado dos Diretórios Compartilhados e do Público sob responsabilidade do departamento.
Posteriormente é auditada, por amostragem, uma ou duas pessoas da área para apresentar os Diretórios sob sua responsabilidade e a sua caixa de Correio Eletrônico. O auditor, assim como já ocorre nas auditorias das áreas, utiliza as possíveis regras da empresa e/ou do departamento, além do bom senso aplicado a cada “S”, para verificar o nível do 5S, registrando as oportunidades de melhorias e destacando os pontos fortes.
5 – Melhorar continuamente as práticas de 5S
Assim como ocorre com a prática do 5S nos ambientes físicos, as áreas recebem no relatório das auditorias as oportunidades de melhorias, elaboram e executam o plano de ação. Entre as auditorias, o facilitador de 5S da área inclui nas auto-avaliações os ambientes eletrônicos. O Gestor do 5S e a área de Tecnologia e Informação devem continuar divulgando resultados e dicas para motivar as pessoas a manterem a limpeza e a organização de seus computadores no dia-a-dia.
Após os comentários acima, algumas perguntas poderiam ser feita pelo leitor:
- Como fazer 5S nos computadores caso a empresa não tenha o programa 5S?
- Caso uma área lide apenas com computadores, de maneira que não há uma necessidade destas pessoas trabalharem com o 5S do ambiente físico, como seria feita a implantação do 5S nos Computadores?
- Como uma pessoa pode individualmente fazer o 5S nos computadores sem depender da empresa ou de estar em um ambiente de trabalho?
A resposta é: “Nestes casos, o sucesso do 5S nos computadores dependerá exclusivamente do nível de autodisciplina das pessoas para atividades abstratas, como: pontualidade; hábitos saudáveis; cumprimento espontâneo de procedimentos, normas, regras e leis; respeito ao próximo, etc.”
Finalmente, se as empresas não ampliarem a prática do 5S para os computadores certamente conviverão com necessidades permanentes de aumento de memória dos servidores e com perdas freqüentes de tempo de usuários na localização de arquivos, principalmente daqueles que substituem os que criaram estes arquivos e salvaram com nomes vagos e em diretórios que não obedecem nenhuma lógica ou critério.